KeyCRM – універсальне рішення, розроблене українськими фахівцями, яке допомагає істотно полегшити для бізнесу всі робочі процеси. Система дає змогу спростити й автоматизувати взаємодію з клієнтами, збільшити продажі та поліпшити загальну ефективність компанії.
KeyCRM розроблялася спеціально для того, щоб дати можливість власнику бізнесу зібрати замовлення з різних джерел (сайту, маркетплейсів, соцмереж, лендінгів тощо) у єдиному вікні, що значно економить час і зусилля менеджерів.
Систему розміщено в хмарі, що позбавляє від необхідності купувати та обслуговувати власне обладнання (сервер) або наймати програмістів. Доступ до CRM здійснюється через веб-інтерфейс, а налаштування додаткових модулів та інтеграцій займає всього кілька хвилин. Ну а про інші переваги сервісу ми поговоримо далі в нашому огляді KeyCRM.
Переваги KeyCRM
Багатофункціональність. У рамках “єдиного вікна” власник бізнесу отримує можливість збирати й обробляти замовлення, спілкуватися через різні канали (у месенджері, соціальних мережах, за допомогою IP-телефонії), контролювати менеджерів, відстежувати доходи та витрати, а також збирати детальну аналітику.
Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Навіть якщо у Вас немає досвіду взаємодії з іншими CRM, Ви швидко освоїтеся завдяки інтуїтивно зрозумілій навігації та логічному розташуванню елементів. Це позбавляє від необхідності тривалого навчання співробітників або залучення дорогих технічних фахівців для окремого налаштування.
Якісна техпідтримка. Якщо у Вас виникнуть питання після самостійного вивчення документації на сайті платформи, команда технічних фахівців завжди готова надати оперативну допомогу. Це гарантує, що Вам вдасться ефективно розв’язати будь-які питання, пов’язані з налаштуванням і використанням сервісу, в найкоротші терміни.
Економія на послугах програмістів. Усі налаштування можна виконати самостійно, а оновлення та додавання нового функціоналу відбуваються із завидною регулярністю. Це дає можливість заощадити від 3 до 10 тисяч доларів, які зазвичай потрібні для початкового налаштування нової CRM, не кажучи вже про регулярні витрати на доналаштування та усунення конфліктів між модулями.
Стабільна робота вбудованих інтеграцій. Під час роботи з CRM-системою KeyCRM Вам гарантована безперебійна робота всіх модулів і відсутність конфліктів з іншими інтегрованими в систему сервісами. Вам не доведеться турбуватися про те, що якась функція раптово перестане виконувати свої завдання через несумісність або збій, чим часто грішать інші платформи.
Наявність мобільного застосунку. Він відкриває можливість у єдиному вікні спілкуватися з аудиторією через Facebook Messenger, Інстаграм, Viber, Телеграм, вбудований чат дошки оголошень OLX і популярних маркетплейсів (“Розетка” і Prom), приймати email і навіть відповідати в онлайн-чаті на сайті. Усе спілкування із замовниками відбувається всередині застосунку, де також можна пересилати файли (як документи, так і фотографії, відеоролики та голосові повідомлення).
Вбудована наскрізна аналітика. Тут Ви зможете регулярно аналізувати статистику з продажів, продуктивності співробітників, а також отримувати звіти про прибутки і збитки магазину.
Чи є недоліки у KeyCRM?
Відсутність можливості масового видалення. Якщо Вам потрібно видалити кілька клієнтів або компаній-партнерів зі списку, доведеться робити це по одному, що займе багато часу і зусиль.
Складність в освоєнні для новачків. Для тих, хто вперше стикається з CRM-системою, освоєння всіх нюансів виявиться непростим завданням. Хоча KeyCRM надає навчальні матеріали в текстовому і відео-форматі, не у всіх є достатньо часу для їх детального вивчення.
Не можна змінювати поля за замовчуванням. Нехай у базу замовників і постачальників і можна додавати власні поля, редагувати поля, доступні “з коробки”, тут не вийде. Це явно викличе незручності, якщо Вам потрібно індивідуально адаптувати роботу CRM під специфіку свого проєкту. Доведеться використовувати стандартні назви полів, навіть якщо вони не повністю відповідають Вашим очікуванням.
Не передбачено пошук дублів. Якщо одну й ту саму людину було додано в базу двічі (наприклад, через помилки менеджера), виявити дублювання можна тільки вручну. Автоматизації цього процесу не передбачено, що може викликати складнощі під час взаємодії з базою.
Огляд функціоналу CRM-системи KeyCRM
До функціоналу KeyCRM входить широкий спектр можливостей, які допоможуть Вам поліпшити комунікацію з клієнтами, оптимізувати продажі, налагодити роботу команди. Додаток об’єднує в собі засоби для керування лідами, завданнями, проектами, а також потужну систему аналітики.
Інтерфейс
Після завершення процесу реєстрації та отримання пароля і логіна для входу на вказаний email, Ви зможете увійти на сайт. Перше, що Ви побачите – це вікно, куди додаватимуться нові замовлення. Інтерфейс спроектовано таким чином, щоб забезпечити максимальну зручність та ефективність.
У лівому верхньому кутку розташована панель меню, яка надає швидкий доступ до всіх ключових розділів. Трохи нижче Ви знайдете налаштування свого профілю користувача, інформацію про стан рахунку, а також посилання на налаштування та розділ допомоги.
У верхній частині екрана знаходиться рядок пошуку, який дає можливість швидко знайти потрібну інформацію в поточному розділі. Завдяки лаконічному та інтуїтивно зрозумілому дизайну, навіть новачки зможуть легко зорієнтуватися і ефективно використовувати всі основні функції.
Віджет онлайн-чату
Іншою корисною фішкою є вбудований віджет онлайн-чату, за допомогою якого переноситься спілкування з відвідувачами Вашого ресурсу безпосередньо в інтерфейс самої CRM. Все це доступно в меню “Комунікації” на вкладці “Чати, SMS, Email”.
Щоб почати використовувати віджет, необхідно створити новий канал “Онлайн-чату”, персоналізувати його дизайн, а потім встановити на свій ресурс (щоб це зробити, потрібно буде вставити згенерований код у шаблон сторінки). Завдяки підтримці популярних месенджерів (Telegram, Viber тощо), покупці зможуть обирати найзручніший для них спосіб зв’язку, а вся історія листування синхронізуватиметься з CRM.
Додатково відвідувачі сайту бачитимуть графік доступності операторів, який задається в налаштуваннях віджета. Крім того, чат підтримує надсилання зображень, відео та файлів, що істотно полегшує комунікацію.
Експорт бази даних
Ви можете вивантажити інформацію в популярних форматах CSV і XLSX для легкого перенесення контактів на інші платформи. Це особливо корисно, якщо Ви плануєте проводити розсилки на електронну пошту або в СМС, або хочете власноруч виконати аналіз інформації, що накопичилася, щодо продажів і покупців.
Процес експорту простий і швидкий. Вам достатньо вибрати потрібний етап воронки продажів, вказати бажаний формат файлу і запустити експорт. Через кілька секунд Ви отримаєте готовий файл з усім необхідним. Таким чином можна вивантажити імена покупців, адреси електронної пошти, номери телефонів, а також іншу важливу інформацію, яка допоможе Вам підтримувати ефективну комунікацію і будувати довгострокові відносини з аудиторією.
Виставлення рахунку
Щоб скористатися виставленням рахунків, необхідно підключити один із підтримуваних платіжних сервісів (“Монобанк”, LiqPay, Fondy або WayForPay).
Налаштування виконати не складно, як правило, воно займає всього кілька хвилин. Вам необхідно заповнити форму, вказати бажаний тип оплати, веб-сайт, мову і метод розсилки повідомлень покупцям. Після цього кнопка для формування рахунку з’явиться в меню “Воронки” і “Замовлення”.
Надіслати рахунок можна буквально в кілька кліків. Ви можете переслати покупцеві посилання на оплату на email, у месенджері або за допомогою SMS. Для цього достатньо скопіювати згенероване посилання і передати його замовнику зручним для нього способом.
Автоматичне опрацювання замовлень
Використовуючи тригери, які спрацьовують при виконанні певних умов, сервіс може, наприклад, змінити статус замовлення, перемістити клієнта на наступний етап воронки продажів або відзначити заявку як оплачену.
Крім того, тригери застосовуються для призначення відповідальних менеджерів або виконавців (наприклад, кур’єрських компаній), створення завдань або тегів, а також додавання нових витрат за тим чи іншим замовленням. Цей функціонал можна легко адаптувати під специфіку конкретного бізнесу, адже наявні тригери можна відредагувати або видалити буквально в кілька кліків.
Складський облік
В інтерфейсі KeyCRM можна підключити необмежену кількість складів і надати до них доступ співробітникам різних підрозділів відповідно до їхніх ролей і обов’язків. Таким чином здійснюється облік залишків товарів та їхнього руху, включно з резервуванням, списанням і оприбуткуванням.
CRM забезпечує синхронізацію інформації між складом і магазином, завдяки чому вдається завжди мати актуальні відомості про наявність товарів і своєчасно реагувати на зміни.
Для ідентифікації товарів використовуються артикули. Щоб списати позицію зі складу, необхідно створити товар у магазині з відповідним артикулом. А ось за всіма замовленнями, які приходять із прив’язаних до CRM магазинів, маркетплейсів та інших джерел залишки списуватимуться зі складу автоматично.
Розподіл ролей і контроль роботи менеджерів
На жаль, непоодинокими є випадки, коли компанія зазнає матеріальних збитків через те, що несумлінний співробітник викрадає базу замовників і створює власний, конкуруючий бізнес. Завдяки широким можливостям з налаштування в KeyCRM, Ви зможете надавати кожному співробітнику доступ лише до тих відомостей, які необхідні йому для виконання своїх завдань, не даючи зайвого.
Крім того, програма записує детальну історію по кожному користувачеві – фіксуються всі дії під час роботи з системою. Так можна тримати під контролем весь робочий процес і забезпечувати збереження цінної інформації.
Водночас статистика за менеджерами надає детальну інформацію про продажі кожного співробітника, включно із загальним оборотом, числом допродажів, сумою середнього замовлення, відсотком скасованих заявок тощо.
Вбудована звітність
Вбудований розділ зі статистикою дає можливість повністю оцінити рентабельність діяльності компанії, враховуючи всі витрати. Завдяки цьому, Ви завжди матимете під рукою актуальну інформацію про чистий прибуток компанії.
Звіт про прибутки та збитки формується на основі відомостей про продажі, витрати та інші фінансові показники. Окремо можна налаштувати періодичності формування звіту (щоденно, щотижня, щомісяця) та отримувати його у зручному для Вас форматі (наприклад, електронною поштою або в особистому кабінеті).
Наявність вбудованої звітності позбавляє від необхідності витрачати час на ручне збирання та обробку фінансової інформації з різних джерел. Ви можете швидко отримати повну картину фінансового стану в будь-який момент часу і фактично в два кліки.
Можливості KeyCRM щодо інтеграції з іншими сервісами
Для більш повного огляду можливостей KeyCRM також слід розповісти і про широкі можливості інтеграції цієї платформи із зовнішніми сервісами та додатками. Серед них – не тільки популярні в Україні, а й міжнародні служби доставки, маркетплейси, системи IP-телефонії.
Маркетплейси
Інтеграція з популярними маркетплейсами (Amazon, Etsy, eBay, Rozetka, Prom.ua і ALLO) допомагає автоматизувати продажі на торговельних майданчиках і дає можливість збирати всі заявки з різних акаунтів у єдиному вікні. Після підключення маркетплейса, інформація одразу ж імпортується з джерела за попередні 2 місяці і продовжує оновлюватися кожні 15 хвилин.
В панелі управління Ви зможете розподіляти заявки між менеджерами, ставити завдання на їх обробку із зазначенням термінів виконання, відстежувати статуси і переглядати історію дій. Список з товарами Ви зможете завантажити безпосередньо з маркетплейса або з Google Sheets.
Месенджери
Завдяки зв’язку з Telegram, Вайбер і Facebook Messenger, все спілкування із замовниками відбуваються всередині єдиного кабінету. Підключення месенджерів займає всього 15 хвилин і не вимагає допомоги програміста. Тут реально не тільки вести листування в чатах, а й збирати заявки, обробляти вхідні замовлення прямо з діалогу, а також в один клік формувати нове замовлення всередині CRM.
Крім цього, в наявності такі корисні функції, як лічильник пропущених повідомлень, поділ усіх діалогів на “закриті” і “відкриті”, призначення відповідального за конкретне листування співробітника і поділ профілів залежно від поточного статусу замовлення.
Поштові служби
Інтеграція з поштовими службами (зокрема “Нова Пошта”, “Укрпошта”, “FedEx”, “DHL” і “Meest Express”) дає змогу оптимізувати процес відправлення посилок і уникнути помилок під час заповнення документів.
Тут Ви знайдете оптимізовані форми та шаблони відправлень, функції автозаповнення полів, генерації транспортних накладних (ТТН) і відправки трекінг-номерів на маркетплейси та в SMS-повідомленнях. Усе це розташовано прямо в інтерфейсі, – вам не потрібно буде переходити на сайт кур’єрської служби, щоб оновити ту чи іншу інформацію.
У цьому ж вікні адміністратор може відстежувати переміщення згідно з трекінг-номером і перевіряти активний статус по кожній посилці. Ви також зможете легко створювати і роздруковувати транспортні накладні, інвойси та інші документи, зокрема для експортних відправлень.
Сервіси IP-телефонії
KeyCRM можна синхронізувати з більшістю популярних сервісів IP-телефонії, що дає змогу здійснювати обробку дзвінків прямо з інтерфейсу. На сьогодні доступно близько 10 сервісів, включно з Binotel, Ringostat і UniTalk.
Завдяки цій інтеграції, Ви зможете дзвонити безпосередньо з KeyCRM, приймати виклики, що надходять, створювати картки замовлення під час розмови. Однак, важливо зазначити, що робота з телефонією буде відкрита тільки тим співробітникам, для яких вказані номери в налаштуваннях телефонії.
При надходженні вхідного дзвінка, система автоматично визначає, чи є цей покупець у базі, і підтягує його картку. Зрозумілий інтерфейс дає можливість прямо у вікні самого дзвінка створити замовлення і вислати його на обробку згідно з налаштованою воронкою.
Вся історія спілкування з покупцями зберігається. Зокрема враховується актуальна дата і час дзвінка, а також записується в базу сама розмова. Це гарантує, що нічого не буде упущено, і в разі виникнення конфліктних ситуацій, Ви завжди зможете звернутися до збережених відомостей для вирішення проблеми.
Вартість використання KeyCRM
Кожному новому користувачеві система надає безкоштовний пробний період тривалістю 30 днів. Протягом цього часу Ви зможете протестувати всі функції та оцінити, наскільки програма оптимізує Ваші робочі процеси та допомагає у вирішенні Ваших завдань.
Після цього, ціна за використання фіксована і становить 19$ на місяць. Зазначена вартість списується з балансу за принципом пост-оплати. Хоча базовий тариф і фіксований, він усе-таки має обмеження на обсяг оброблюваних даних – 200 замовлень, 2000 заявок і 20000 повідомлень із чатів на місяць. Якщо Ваш магазин перевищує ці ліміти, Вам буде потрібно доплатити 9$ за кожен додатковий пакет послуг.
При цьому абонентська плата не залежить від кількості підключених співробітників. Ви можете додавати в систему стільки користувачів, скільки необхідно для ефективної роботи Вашої команди, без додаткових витрат.
Якщо Ви порівняєте вартість KeyCRM з іншими популярними системами на ринку, Ви побачите, що це досить конкурентоспроможна пропозиція. Багато альтернативних рішень пропонують обмежений функціонал у базовому тарифі та вимагають істотних доплат за встановлення додаткових модулів і підключення функцій. KeyCRM же працює за принципом “все включено”.
