Обзор KeyCRM

KeyCRM — универсальное решение, разработанное украинскими специалистами, которое помогает существенно облегчить для бизнеса все рабочие процессы. Система позволяет упростить и автоматизировать взаимодействие с клиентами, увеличить продажи и улучшить общую эффективность компании.

KeyCRM разрабатывалась специально для того, чтобы дать возможность владельцу бизнеса собрать заказы из различных источников (сайта, маркетплейсов, соцсетей, лендингов и т.д.) в едином окне, что значительно экономит время и усилия менеджеров.

Система размещена в облаке, что избавляет от необходимости приобретать и обслуживать собственное оборудование (сервер) или нанимать программистов. Доступ к CRM осуществляется через веб-интерфейс, а настройка дополнительных модулей и интеграций занимает всего несколько минут. Ну а о других преимуществах сервиса мы поговорим далее в нашем обзоре KeyCRM.

Достоинства KeyCRM

1. Многофункциональность. В рамках «единого окна» владелец бизнеса получает возможность собирать и обрабатывать заказы, общаться через различные каналы (в мессенджере, социальных сетях, по IP-телефонии), контролировать менеджеров, отслеживать доходы и расходы, а также собирать подробную аналитику.
2. Интуитивно понятный интерфейс. Даже если у Вас нет опыта взаимодействия с другими CRM, Вы быстро освоитесь благодаря интуитивно понятной навигации и логичному расположению элементов. Это избавляет от необходимости длительного обучения сотрудников или привлечения дорогостоящих технических специалистов для отдельной настройки.
3. Качественная техподдержка. Если у Вас возникнут вопросы после самостоятельного изучения документации на сайте платформы, команда технических специалистов всегда готова оказать оперативную помощь. Это гарантирует, что Вам удастся эффективно решить любые вопросы, связанные с настройкой и использованием сервиса в самые короткие сроки.
4. Экономия на услугах программистов. Все настройки можно выполнить самостоятельно, а обновления и добавление нового функционала происходят с завидной регулярностью. Это дает возможность сэкономить от 3 до 10 тысяч долларов, которые обычно требуются для первоначальной настройки новой CRM, не говоря уже о регулярных расходах на донастройку и устранение конфликтов между модулями.
5. Стабильная работа встроенных интеграций. При работе с CRM-системой KeyCRM Вам гарантирована бесперебойная работа всех модулей и отсутствие конфликтов с другими интегрированными в систему сервисами. Вам не придется беспокоиться о том, что какая-то функция внезапно перестанет выполнять свои задачи из-за несовместимости или сбоя, чем часто грешат другие платформы.
6. Наличие мобильного приложения. Оно открывает возможность в едином окне общаться с аудиторией через Facebook Messenger, Инстаграм, Viber, Телеграм, встроенный чат доски объявлений OLX и популярных маркетплейсов («Розетка» и Prom), принимать email и даже отвечать в онлайн-чате на сайте. Все общение с заказчиками проходит внутри приложения, где также можно пересылать файлы (как документы, так и фотографии, видеоролики и голосовые уведомления).
7. Встроенная сквозная аналитика. Тут Вы сможете регулярно анализировать статистику по продажам, производительности сотрудников, а также получать отчеты о прибыли и убытках магазина.

Есть ли недостатки у KeyCRM?

• Отсутствие возможности массового удаления. Если Вам потребуется удалить несколько клиентов или компаний-партнеров из списка, придется делать это по одному, что займет много времени и усилий.
• Сложность в освоении для новичков. Для тех, кто впервые сталкивается с CRM-системой, освоение всех нюансов окажется непростой задачей. Хотя KeyCRM предоставляет обучающие материалы в текстовом и видео-формате, не у всех есть достаточно времени для их детального изучения.
• Нельзя изменять поля по умолчанию. Пусть в базу заказчиков и поставщиков и можно добавлять собственные поля, редактировать поля, доступные «из коробки», здесь не получится. Это явно вызовет неудобства, если Вам нужно индивидуально адаптировать работу CRM под специфику своего проекта. Придется использовать стандартные названия полей, даже если они не полностью соответствуют Вашим ожиданиям.
• Не предусмотрен поиск дублей. Если один и тот же человек был добавлен в базу дважды (например, из-за ошибки менеджера), выявить дублирование можно только вручную. Автоматизация этого процесса не предусмотрена, что может вызывать сложности при взаимодействии с базой.

Обзор функционала CRM-системы KeyCRM

В функционал KeyCRM входит широкий спектр возможностей, которые помогут Вам улучшить коммуникацию с клиентами, оптимизировать продажи, наладить работу команды. Приложение объединяет в себе средства для управления лидами, задачами, проектами, а также мощную систему аналитики.

Интерфейс

После завершения процесса регистрации и получения пароля и логина для входа на указанный email, Вы сможете войти на сайт. Первое, что Вы увидите — это окно, куда будут добавляться новые заказы. Интерфейс спроектирован таким образом, чтобы обеспечить максимальное удобство и эффективность.

В левом верхнем углу расположена панель меню, которая предоставляет быстрый доступ ко всем ключевым разделам. Чуть ниже Вы найдете настройки своего пользовательского профиля, информацию о состоянии счета, а также ссылки на настройки и раздел помощи.

В верхней части экрана находится строка поиска, которая дает возможность быстро найти нужную информацию в текущем разделе. Благодаря лаконичному и интуитивно понятному дизайну, даже новички смогут легко сориентироваться и эффективно использовать все основные функции.

Виджет онлайн-чата

Другой полезной фишкой является встроенный виджет онлайн-чата, с помощью которого переносится общение с посетителями Вашего ресурса непосредственно в интерфейс самой CRM. Все это доступно в меню «Коммуникации» на вкладке «Чаты, SMS, Email».

Чтобы начать использовать виджет, необходимо создать новый канал «Онлайн-чата», персонализировать его дизайн, а затем установить на свой ресурс (чтобы это сделать, нужно будет вставить сгенерированный код в шаблон страницы). Благодаря поддержке популярных мессенджеров (Telegram, Viber и т.д.), покупатели смогут выбирать наиболее удобный для них способ связи, а вся история переписки будет синхронизироваться с CRM.

Дополнительно посетители сайта будут видеть график доступности операторов, который задается в настройках виджета. Кроме того, чат поддерживает отправку изображений, видео и файлов, что существенно облегчает коммуникацию.

Экспорт базы данных

Вы можете выгрузить информацию в популярных форматах CSV и XLSX для легкого переноса контактов на другие платформы. Это особенно полезно, если Вы планируете проводить рассылки по электронной почте или в СМС, или хотите собственноручно выполнить анализ накопившейся информации по продажам и покупателям.

Процесс экспорта простой и быстрый. Вам достаточно выбрать нужный этап воронки продаж, указать желаемый формат файла и запустить экспорт. Через несколько секунд Вы получите готовый файл со всем необходимым. Таким образом можно выгрузить имена покупателей, адреса электронной почты, номера телефонов, а также другую важную информацию, которая поможет Вам поддерживать эффективную коммуникацию и строить долгосрочные отношения с аудиторией.

Выставление счета

Чтобы воспользоваться выставлением счетов, необходимо подключить один из поддерживаемых платежных сервисов («Монобанк», LiqPay, Fondy или WayForPay).

Настройку выполнить не сложно, как правило, она занимает всего несколько минут. Вам необходимо заполнить форму, указать желаемый тип оплаты, веб-сайт, язык и метод рассылки уведомлений покупателям. После этого кнопка для формирования счета появится в меню «Воронки» и «Заказы».

Отправить счет можно буквально в пару кликов. Вы можете переслать покупателю ссылку на оплату по email, в мессенджере или посредством SMS. Для этого достаточно скопировать сгенерированную ссылку и передать ее заказчику удобным для него способом.

Автоматическая обработка заказов

Используя триггеры, которые срабатывают при выполнении определенных условий, сервис может, например, сменить статус заказа, переместить клиента на следующий этап воронки продаж или отметить заявку как оплаченную.

Кроме того, триггеры применяются для назначения ответственных менеджеров или исполнителей (например, курьерских компаний), создания задач или тегов, а также добавления новых затрат по тому или иному заказу. Этот функционал можно легко адаптировать под специфику конкретного бизнеса, ведь существующие триггеры можно отредактировать или удалить буквально в несколько кликов.

Складской учет

В интерфейсе KeyCRM можно подключить неограниченное число складов и предоставить к ним доступ сотрудникам различных подразделений в соответствии с их ролями и обязанностями. Таким образом осуществляется учет остатков товаров и их движения, включая резервирование, списание и оприходование.

CRM обеспечивает синхронизацию информации между складом и магазином, благодаря чему удается всегда иметь актуальные сведения о наличии товаров и своевременно реагировать на изменения.

Для идентификации товаров используются артикулы. Чтобы списать позицию со склада, необходимо создать товар в магазине с соответствующим артикулом. А вот по всем заказам, которые приходят из привязанных к CRM магазинов, маркетплейсов и других источников остатки будут списываться со склада автоматически.

Распределение ролей и контроль работы менеджеров

К сожалению, нередки случаи, когда компания несет материальные убытки из-за того, что недобросовестный сотрудник похищает базу заказчиков и создает собственный, конкурирующий бизнес. Благодаря широким возможностям по настройке в KeyCRM, Вы сможете предоставлять каждому сотруднику доступ лишь к тем сведениям, которые необходимы ему для исполнения своих задач, не давая лишнего.

Кроме того, программа записывает детальную историю по каждому пользователю — фиксируются все действия при работе с системой. Так можно держать под контролем весь рабочий процесс и обеспечивать сохранность ценной информации.

В то же время статистика по менеджерам предоставляет детальную информацию по продажам каждого сотрудника, включая общий оборот, число допродаж, сумму среднего заказа, процент отмененных заявок и проч.

Встроенная отчетность

Встроенный раздел со статистикой дает возможность полностью оценить рентабельность деятельности компании, учитывая все расходы. Благодаря этому, Вы всегда будете иметь под рукой актуальную информацию о чистой прибыли компании.

Отчет о прибыли и убытках формируется на основе сведений о продажах, затратах и других финансовых показателях. Отдельно можно настроить периодичности формирования отчета (ежедневно, еженедельно, ежемесячно) и получать его в удобном для Вас формате (например, по электронной почте или в личном кабинете).

Наличие встроенной отчетности избавляет от необходимости тратить время на ручной сбор и обработку финансовой информации из различных источников. Вы можете быстро получить полную картину финансового состояния в любой момент времени и фактически в два клика.

Возможности KeyCRM по интеграции с другими сервисами

Для более полного обзора возможностей KeyCRM также следует рассказать и про обширные возможности по интеграции этой платформы с внешними сервисами и приложениями. Среди них — не только популярные в Украине, но и международные службы доставки, маркетплейсы, системы IP-телефонии.

Маркетплейсы

Интеграция с популярными маркетплейсами (Amazon, Etsy, eBay, Rozetka, Prom.ua и ALLO) помогает автоматизировать продажи на торговых площадках и дает возможность собирать все заявки из различных аккаунтов в едином окне. После подключения маркетплейса, информация сразу же импортируется из источника за предыдущие 2 месяца и продолжает обновляться каждые 15 минут.

В панели управления Вы сможете распределять заявки между менеджерами, ставить задачи на их обработку с указанием сроков выполнения, отслеживать статусы и просматривать историю действий. Список с товарами Вы сможете загрузить напрямую из маркетплейса или из Google Sheets.

Мессенджеры

Благодаря связи с Telegram, Вайбер и Facebook Messenger, все общение с заказчиками происходят внутри единого кабинета. Подключение мессенджеров занимает всего 15 минут и не требует помощи программиста. Тут реально не только вести переписку в чатах, но и собирать заявки, обрабатывать входящие заказы прямо из диалога, а также в один клик формировать новый заказ внутри CRM.

Помимо этого, в наличии такие полезные функции, как счетчик пропущенных сообщений, разделение всех диалогов на «закрытые» и «открытые», назначение ответственного за конкретную переписку сотрудника и разделение профилей в зависимости от текущего статуса заказа.

Почтовые службы

Интеграция с почтовыми службами (в том числе «Новая Почта», «Укрпочта», «FedEx», «DHL» и «Meest Express») позволяет оптимизировать процесс отправки посылок и избежать ошибок при заполнении документов.

Здесь Вы найдете оптимизированные формы и шаблоны отправлений, функции автозаполнения полей, генерации транспортных накладных (ТТН) и отправки трекинг-номеров на маркетплейсы и в SMS-сообщениях. Все это находится прямо в интерфейсе, — Вам не потребуется переходить на сайт курьерской службы, чтобы обновить ту или иную информацию.

В этом же окне администратор может отслеживать перемещение согласно трекинг-номеру и проверять активный статус по каждой посылке. Вы также сможете легко создавать и распечатывать транспортные накладные, инвойсы и другие документы, в том числе для экспортных отправлений.

Сервисы IP-телефонии

KeyCRM можно синхронизировать с большинством популярных сервисов IP-телефонии, что позволяет осуществлять обработку звонков прямо из интерфейса. На сегодня доступно около 10 сервисов, включая Binotel, Ringostat и UniTalk.

Благодаря этой интеграции, Вы сможете звонить непосредственно из KeyCRM, принимать поступающие вызовы, создавать карточки заказа во время разговора. Однако, важно отметить, что работа с телефонией будет открыта только тем сотрудникам, для которых указаны номера в настройках телефонии.

При поступлении входящего звонка, система автоматически определяет, есть ли данный покупатель в базе, и подтягивает его карточку. Понятный интерфейс дает возможность прямо в окне самого звонка создать заказ и выслать его на обработку согласно настроенной воронке.

Вся история общения с покупателями сохраняется. В том числе учитывается актуальная дата и время звонка, а также записывается в базу сам разговор. Это гарантирует, что ничего не будет упущено, и в случае возникновения конфликтных ситуаций, Вы всегда сможете обратиться к сохраненным сведениям для решения проблемы.

Стоимость использования KeyCRM

Каждому новому пользователю система предоставляет бесплатный пробный период продолжительностью 30 дней. В течение этого времени Вы сможете протестировать все функции и оценить, насколько программа оптимизирует Ваши рабочие процессы и помогает в решении Ваших задач.

После этого, цена за использование фиксирована и составляет 19$ в месяц. Указанная стоимость списывается с баланса по принципу пост-оплаты. Хотя базовый тариф и фиксирован, он все-таки имеет ограничения на объем обрабатываемых данных — 200 заказов, 2000 заявок и 20000 сообщений из чатов в месяц. Если Ваш магазин превышает эти лимиты, Вам потребуется доплатить 9$ за каждый дополнительный пакет услуг.

При этом абонентская плата не зависит от количества подключенных сотрудников. Вы можете добавлять в систему столько пользователей, сколько необходимо для эффективной работы Вашей команды, без дополнительных затрат.

Если Вы сравните стоимость KeyCRM с другими популярными системами на рынке, Вы увидите, что это весьма конкурентоспособное предложение. Многие альтернативные решения предлагают ограниченный функционал в базовом тарифе и требуют существенных доплат за установку дополнительных модулей и подключение функций. KeyCRM же работает по принципу «все включено».