Облік руху товарів для онлайн-магазину — це одне з найважливіших завдань. Без якісної системи обліку компанія ризикує зіткнутися з безліччю проблем — затримками в обробці заявок, плутаниною, невдоволенням покупців. Особливо це помітно в міру зростання обсягів продажів.
По суті, товарний облік — це відстеження руху кожної одиниці продукції на всіх етапах — від закупівлі та розміщення в складських приміщеннях до передачі покупцеві. Також він охоплює випадки переміщення залишків між складами та обробку повернень від клієнтів.
На початковому етапі, поки продукції небагато, здається, що про те, як вести облік товару в інтернет-магазині, знати не обов’язково. Але з розширенням товарного асортименту простих інструментів на кшталт Excel стає недостатньо. Зміни в залишках відбуваються майже щосекунди, і за ними все важче встежити вручну.
Скільки дзвінків і продажів я отримаю замовивши у Вас контекстну рекламу?
Навіщо потрібно вести облік товарів в інтернет-магазині?
Налагодження взаємодії з постачальниками. Недостатньо просто знайти надійних постачальників з якісною продукцією. Потрібно також визначити оптимальну періодичність і обсяги закупівель. А для цього необхідно чітко розуміти, як швидко закінчуються товарні залишки і поповнюється склад.
Боротьба з крадіжками. Нестача грошей у касових апаратах або зникнення товарних одиниць зі складу нерідко спричинені діями недобросовісного персоналу. Якщо вести товарний облік в інтернет-магазині, Ви без проблем зможете оперативно виявляти такі факти і вживати заходів. Навіть сама наявність подібної системи часто допомагає запобігти зловживанням.
Аналіз попиту. Дані про наявність чітко покажуть, які категорії, бренди та моделі користуються найбільшим попитом. Спираючись на цю інформацію, Ви зможете оптимізувати структуру сайту, більш точно планувати закупівлі та рекламні кампанії.
Оптимізація складських запасів. Завдяки обліку Ви зможете уникнути як надмірного затоварювання, так і дефіциту ходових позицій. Особливо це важливо при роботі з товарами, термін зберігання яких обмежений. Оптимальний обсяг запасів дозволяє економити на оренді і зводить до мінімуму втрати від списання зіпсованої продукції.
Контроль грошових потоків. Безконтрольні закупівлі без оглядки на бюджет — прямий шлях до касових розривів і проблем з оборотними коштами. Грамотний облік дозволяє планувати закупівлі відповідно до поточних фінансових можливостей, уникаючи дефіциту.
Дотримання вимог законодавства. Для багатьох категорій ФОП інвентаризація — це обов’язок, передбачений законодавством України, а точніше п. 13 ст. 3. Зокрема, це стосується платників ПДВ, ФОП на загальній системі, а також підприємців на єдиному податку, які торгують побутовою технікою, ювелірними виробами, ліками. За відсутність обліку передбачені штрафи.
Що потрібно, щоб правильно організувати облік товарів інтернет-магазину?
Щоб правильно вести товарний облік в онлайн-магазині, обов’язково важливо передбачити:
Структурований каталог
Він повинен мати ієрархічну структуру, де продукція розбита на категорії та підкатегорії. Це значно спростить навігацію та пошук потрібних позицій. Крім того, таке дроблення полегшить збір та аналіз інформації в розрізі окремих товарних груп.
Також доведеться забезпечити своєчасне відображення всіх операцій з товарними позиціями в системі. Під час надходження продукції необхідно оформляти документи оприбуткування, а при продажах — вчасно здійснювати списання. Це дозволить підтримувати актуальну інформацію про наявність і доступність продукції для покупців.
Для ведення обліку кожної позиції необхідно присвоїти унікальний ідентифікатор. Він дозволить відстежувати рух по кожній окремій товарній позиції на сайті.
Як ідентифікатор не підходять назви продуктів, оскільки вони можуть повторюватися у речей різного кольору або розміру. Набагато надійніше використовувати унікальні кодування. Ось три найпоширеніші варіанти:
Штрих-код. Це цифровий код у вигляді вертикальних смужок, який найчастіше вже нанесений на упаковку на етапі виробництва. Він унікальний для кожного продукту і легко зчитується за допомогою сканера.
Артикул (SKU). Літерно-цифровий код, який можна використовувати як заміну штрих-кодам. Артикули можуть і повторюватися для різних варіацій одного товару, на відміну від штрих-кодів. Наприклад, для футболок різних розмірів (M, L, XL) може присвоюватися однаковий SKU. Цей варіант зручний при відсутності фізичного доступу до товару, як у випадку з дропшиппінгом.
ID. Це унікальний ідентифікатор, який CMS в автоматичному режимі присвоює товарам при їх додаванні на сайт. Зазвичай він прихований від відвідувачів і служить для синхронізації інформації між товарною базою і веб-сайтом магазину.
Які методи організації товарного обліку використовують онлайн-магазини?
Сьогодні бізнес використовує кілька способів обліку товарів на складі інтернет-магазину. Кожен з них відрізняється своїми особливостями, перевагами та недоліками, які ми далі і розглянемо.
З регулярною інвентаризацією
Суть даного методу полягає у відстеженні товарних залишків у режимі реального часу. Для реалізації підходу знадобиться комплексна автоматизована система, інтегрована з усіма робочими процесами.
До неї, як правило, входять штрих-кодування, RFID-мітки для відстеження переміщень продуктових одиниць, а також програмне забезпечення для аналізу зібраної інформації.
Регулярні інвентаризації дозволяють забезпечити високу точність обліку. Навіть невеликі розбіжності між фактичними залишками та відомостями в системі будуть оперативно виявлені та усунені.
Переваги
Ви отримуєте актуальну інформацію про продукцію в будь-який проміжок часу;
Знижуються ризики дефіциту або затоварювання.
Недоліки
Процес впровадження може викликати складнощі та спричинити додаткові витрати, особливо для невеликих магазинів.
З періодичними інвентаризаціями
Методика передбачає фізичний перерахунок асортименту на складі через фіксовані часові інтервали, зазвичай щомісяця або щокварталу. Підсумкові дані порівнюються з результатами попередніх інвентаризацій, щоб виявити можливі розбіжності.
Цей підхід може бути оптимальним для невеликих і середніх онлайн-магазинів з обмеженими запасами. Він також ефективний, якщо у Вас переважають товари з тривалим терміном зберігання.
Плюси
Для проведення фізичного перерахунку не потрібні спеціальні навички або складне обладнання;
Можливість адаптувати графік інвентаризацій під особливості бізнесу та доступні ресурси;
Регулярні перерахунки допомагають виявити помилки обліку, нестачі та факти крадіжок.
Мінуси
Процес перерахунку зазвичай займає багато часу, особливо при великому обсязі запасів;
Великий ризик помилок через людський фактор при ручному підрахунку;
Для інвентаризації потрібно призупиняти інші бізнес-процеси (відвантаження товару, прийом повернення тощо), що є критичним для великих магазинів;
Отримані відомості не відображають ситуацію в реальному часі. Чим більші інтервали між перерахунками, тим сильніші розбіжності з поточним станом справ.
FIFO (першим прийшов, першим пішов)
Метод інвентаризації, за яким продукція, що надійшла на склад раніше, повинна бути реалізована в першу чергу. Головне завдання FIFO — контролювати терміни зберігання на складі та оборот товарів в цілому.
Цей метод найбільш ефективний для інтернет-магазинів з високою оборотністю асортименту і стабільними цінами. Наприклад, для продуктових онлайн-супермаркетів або магазинів одягу та взуття. А ось для товарів, схильних до швидкого морального старіння (наприклад, гаджетів або електроніки), FIFO не підійде.
Переваги
Відповідність ринковій логіці. Покупці зазвичай очікують, що магазин продає товар у порядку надходження, а не утримує старі партії.
Мінімізацію ризиків. FIFO стимулює більш оперативно реалізовувати продукцію і не зберігати її занадто довго на складі.
Легкість впровадження. Метод побудований на інтуїтивному для персоналу рівні і для нього не потрібні великі витрати.
Недоліки
Вплив інфляції на звітність. Позиції з ранніх закупівель мають нижчу собівартість. Маржа від їх збуту може виявитися завищеною, спотворюючи реальний стан справ.
Можна втратити потенційну вигоду. Іноді FIFO змушує продавати менш ходові позиції на шкоду прибутку. Наприклад, віддавати пріоритет смартфонам минулого покоління, не отримуючи додаткову маржу від продажу новинок.
Нестабільність показників. Коливання закупівельних цін призводять до «стрибків» у звітності, ускладнюючи планування. Так, партія відеокарт, закуплена за високою ціною, може обернутися збитками при подальшому падінні ринку.
LIFO (останній прийшов, перший пішов)
Виступає одночасно альтернативою і протилежністю FIFO ― «останній прийшов, перший пішов». Якщо організувати облік товару в онлайн-магазині за допомогою цієї методики, Ви також повинні враховувати час надходження продукції на склад, але зі зворотньою логікою. LIFO часто використовують онлайн-магазини, що працюють з товарами, які швидко застарівають або схильні до сильних коливань цін.
Переваги
Зниження податкового навантаження. В умовах інфляції LIFO може занизити валовий прибуток у звітності, що призведе до зменшення податкових зобов’язань.
Більш точна оцінка. Підхід допомагає отримати реальне уявлення про собівартість товарних позицій на зберіганні, що важливо при нестабільних цінах.
Недоліки
Ризик застарівання асортименту. Товари з давніх надходжень можуть надовго «зависнути», втрачаючи ліквідність і створюючи загрозу для прибутку.
Ускладнення самого обліку. Необхідність постійно оновлювати дані про останні закупівлі може ускладнити управління запасами.
Середня вартість
Тут головне — визначити середньозважену ціну позиції за обраний період. Найчастіше цей підхід застосовують для товарних груп з однорідними характеристиками. Він дає можливість досить точно оцінити загальну вартість запасів.
Скільки дзвінків і продажів я отримаю замовивши у Вас контекстну рекламу?
Зручність відстеження закупівельних витрат. Оперуючи середньою ціною, Ви зможете контролювати витрати на дозакупки навіть при нестабільності цін у постачальників.
Спрощення облікових процесів. У порівнянні з FIFO і LIFO, тут потрібно значно менше роботи, оскільки сама реалізація простіша.
Мінуси
Втрата точності при сильних цінових коливаннях. Якщо ринок лихоманить, середня вартість дасть лише приблизне уявлення про реальну картину справ.
Складнощі при великому асортименті. Чим різноманітніший товарний ряд, тим складніше вивести адекватну середню ціну.
Середньозважена вартість
Передбачає розрахунок середньої вартості всіх викуплених товарних позицій з урахуванням конкретної кількості в кожній партії. Для розрахунку показника використовують таку формулу:
У процесі використовуються три ключові показники:
Кількість товарів у кожній окремій викупленій партії;
Вартість позиції в кожній партії;
Загальна кількість продукції по всіх партіях.
Переваги
Більш висока точність оцінки запасів у порівнянні з LIFO;
Можливість обліку коливань вартості між різними партіями.
Недоліки
Більш трудомісткі розрахунки, особливо, якщо закупівлі відбуваються часто, але з різною ціною;
Низька стабільність показників через постійний перерахунок середньої ціни.
Як можна вести облік товарів на складі онлайн-магазину?
Щоб ефективно вести облік товарів на складі інтернет-магазину, Ви можете застосовувати кілька різних інструментів. Вибір досить широкий: від найпростіших методів до комплексних програмних рішень.
Вручну
Один з базових варіантів — ведення обліку в зошитах або журналах. У них вручну фіксуються всі операції з товарами: надходження, відвантаження, повернення, списання. Цей метод часто використовують невеликі магазини на початковому етапі.
Однак у міру зростання асортименту і кількості операцій ручний облік стає занадто трудомістким, що загрожує виникненням помилок. До того ж, дані в журналах не завжди відображають реальний стан справ на складі на поточний момент.
Тому, навіть якщо Ви починали з ведення обліку в зошиті, має сенс переходити на більш технологічні способи при збільшенні масштабів бізнесу. Це дозволить заощадити час, знизити кількість помилок і в режимі реального часу бачити актуальні дані по залишках.
В електронній таблиці
Якщо Ви вже освоїли ручний облік асортименту, можна перейти на наступний рівень і почати використовувати електронні таблиці. Це значно більш сучасний варіант організації обліку товарів в онлайн-магазині, що дозволяє частково автоматизувати процеси.
Наприклад, можна використовувати окремі таблички в документах Excel або Google Sheets для контролю надходжень, продажів і поточних залишків. Всі показники будуть автоматично розраховуватися і оновлюватися за формулами. А хмарні сервіси на зразок Google таблиць дозволять організувати спільну роботу онлайн.
Однак і цей метод має обмеження:
Він не дає можливості повністю автоматизувати процеси і пов’язати їх з іншими завданнями магазину. Дані часто доводиться дублювати вручну між різними файлами і системами.
Відкритий формат зберігання даних підвищує ризик виникнення помилок і випадкових змін. На відміну від спеціалізованих програм, у таблицях немає суворих правил заповнення та перевірки даних.
Тому, навіть якщо Ви тільки починаєте бізнес, електронні таблиці навряд чи стануть оптимальним варіантом для обліку. Швидше за все, їх можливостей швидко перестане вистачати, і буде потрібно переходити на більш просунуті інструменти.
У CRM-системі
Хоча основне завдання таких систем — управління продажами, більшість розробників вбудовують в них додатково можливості складського обліку і навіть управління грошовими коштами фірми. Це робиться з двох причин:
Ведення обліку всіх показників в інтерфейсі CRM дозволяє отримати комплексне уявлення про стан справ і спростити контроль над бізнесом в цілому.
Додаткові модулі складського обліку підвищують цінність CRM в очах власників онлайн-магазинів.
Для обліку товарів чудово підійдуть CRM-системи від українських розробників, наприклад, KeepinCRM, SalesDrive, Skynum, KeyCRM. Вони дозволять Вам вести складський облік, керувати замовленнями та фінансами в одному місці.
В ERP-системі
Це найбільш просунутий інструмент, назва якого походить від англійської абревіатури «enterprise resource planning». Такі системи дозволяють вести практично всі бізнес-процеси через єдину платформу.
Спочатку ERP-системи створювалися для великих компаній, але з 2000-х років вони стали доступними і для менших підприємств. Зараз подібні програми обліку можна зустріти всюди — онлайн і офлайн, в нішевих інтернет-магазинах і найбільших торгових мережах.
Існує безліч ERP-систем, що відрізняються між собою функціоналом і цінами. Кожна з них забезпечує базовий облік (а це надходження і списання), а також дозволяє здійснювати базовий аналіз продажів. Додатково можуть бути доступні облік руху коштів, клієнтської бази і навіть співробітників компанії.
Найбільш важливим у роботі з ERP-платформою для інтернет-магазину є інтеграція системи з самим сайтом торговельної площадки. Завдяки їй здійснюється автоматична синхронізація даних щодо залишків і передача замовлень між системами. Це забезпечує безперервність обліку.
Яким вимогам повинна відповідати програма для автоматизації обліку асортименту?
Якщо Ви плануєте вести облік асортименту в інтернет-магазині, доведеться подбати про те, щоб обрана програма приносила максимум користі. Для цього вона повинна відповідати ряду ключових вимог:
Простота впровадження та використання. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс скоротить час навчання співробітників і зменшить кількість помилок у роботі. Тому вибирайте рішення з продуманою ергономікою, навіть якщо вони трохи поступаються за функціональністю.
Оперативна технічна підтримка, бажано в режимі 24/7. Адже якщо щось піде не так, простої можуть дорого коштувати бізнесу. Уточніть, як швидко служба підтримки реагує на запити.
Можливості імпорту даних. Якщо у Вас великий асортимент, ручне додавання товарів буде занадто трудомістким. Тому перевірте, чи підтримує система масове завантаження інформації з таблиць Excel, CSV та інших популярних форматів, а також автоматичний обмін по API.
Наявність зручної системи звітності. У Вас під рукою завжди повинна бути актуальна інформація про залишки, товари в дорозі, повернення тощо. Причому з деталізацією, наприклад, за причинами повернення — брак, проблеми з доставкою тощо. Так Ви зможете бачити повну картину і швидко приймати управлінські рішення.
Інтеграція з уже використовуваними системами, в першу чергу з CRM. Якщо Ваша програма для товарного обліку не зможе обмінюватися даними з CRM, це істотно знизить ефективність обох систем.
