¿Cómo llevar el inventario de productos en una tienda en línea?

El control del movimiento de mercancías para una tienda en línea es una de las tareas más importantes. Sin un sistema de control de calidad, la empresa corre el riesgo de enfrentarse a numerosos problemas: retrasos en la tramitación de los pedidos, confusión, insatisfacción de los clientes. Esto se nota especialmente a medida que aumentan las ventas.

En esencia, el control de mercancías consiste en realizar un seguimiento del movimiento de cada unidad de producto en todas las etapas, desde la compra y el almacenamiento hasta la entrega al comprador. También cubre los casos de traslado de excedentes entre almacenes y la gestión de las devoluciones de los clientes.

En la etapa inicial, cuando la producción es escasa, parece que no es necesario saber cómo llevar el inventario de un comercio en línea. Sin embargo, a medida que se amplía la gama de productos, las herramientas sencillas como Excel dejan de ser suficientes. Los cambios en las existencias se producen casi cada segundo, y cada vez es más difícil llevarlos a cabo manualmente.

¿Por qué es necesario llevar un registro de los productos en una tienda en línea?

1. Establecimiento de relaciones con los proveedores. No basta con encontrar proveedores fiables con productos de calidad. También es necesario determinar la periodicidad y los volúmenes óptimos de las compras. Para ello, es necesario comprender claramente con qué rapidez se agotan las existencias y se repone el almacén.
2. Lucha contra el robo. La falta de dinero en las cajas registradoras o la desaparición de artículos del almacén suelen ser causadas por el personal deshonesto. Si lleva un registro de mercancías en la tienda en línea, podrá detectar rápidamente estos hechos y tomar medidas sin ningún problema. La mera existencia de un sistema de este tipo suele ayudar a prevenir los abusos.
3. Análisis de la demanda. Los datos sobre la disponibilidad mostrarán claramente qué categorías, marcas y modelos tienen mayor demanda. Basándose en esta información, podrá optimizar la estructura del sitio web y planificar con mayor precisión las compras y las campañas publicitarias.
4. Optimización de las existencias en almacén. Gracias al control, podrá evitar tanto el exceso de existencias como la escasez de artículos de gran demanda. Esto es especialmente importante cuando se trabaja con productos cuya vida útil es limitada. Un volumen óptimo de existencias permite ahorrar en alquiler y minimiza las pérdidas por la eliminación de productos deteriorados.
5. Control de los flujos de efectivo. Las compras descontroladas sin tener en cuenta el presupuesto son el camino directo hacia los desajustes de caja y los problemas de capital circulante. Una contabilidad competente permite planificar las compras de acuerdo con las posibilidades financieras actuales, evitando el déficit.
6. Cumplimiento de los requisitos legales. Para muchas categorías de personas físicas que realizan actividades económicas, el inventario es una obligación prevista por la legislación de Ucrania, más concretamente en el apartado 13 del artículo 3. En particular, esto se aplica a los contribuyentes del IVA, a los empresarios individuales que se acogen al régimen general, así como a los empresarios que se acogen al impuesto único y que comercializan electrodomésticos, joyas y medicamentos. Se prevén multas por la falta de contabilidad.

¿Qué se necesita para organizar correctamente el inventario de una tienda en línea?

Para llevar correctamente el inventario de productos en una tienda en línea, es imprescindible tener en cuenta lo siguiente:

Catálogo estructurado

Debe tener una estructura jerárquica, en la que los productos se dividan en categorías y subcategorías. Esto simplificará considerablemente la navegación y la búsqueda de los artículos deseados. Además, esta división facilitará la recopilación y el análisis de información por grupos de productos individuales.

También habrá que garantizar el registro oportuno de todas las operaciones con artículos en el sistema. Cuando se reciba la mercancía, habrá que tramitar los documentos de entrada, y cuando se realicen las ventas, habrá que llevar a cabo las bajas a tiempo. Esto permitirá mantener información actualizada sobre la disponibilidad y accesibilidad de los productos para los compradores.

Identificadores únicos

Para llevar un registro de cada artículo, es necesario asignarle un identificador único. Esto permitirá realizar un seguimiento del movimiento de cada artículo individual en el sitio web.

Los nombres de los productos no son adecuados como identificadores, ya que pueden repetirse en artículos de diferentes colores o tamaños. Es mucho más fiable utilizar códigos únicos. Estas son las tres opciones más comunes:

1. Código de barras. Se trata de un código numérico en forma de rayas verticales que, en la mayoría de los casos, ya se encuentra impreso en el empaque durante la fase de producción. Es único para cada producto y se lee fácilmente con un escáner.
2. Artículo (SKU). Código alfanumérico que se puede utilizar como sustituto de los códigos de barras. A diferencia de los códigos de barras, los artículos pueden repetirse para diferentes variaciones de un mismo producto. Por ejemplo, a las camisetas de diferentes tallas (M, L, XL) se les puede asignar el mismo SKU. Esta opción es útil cuando no se tiene acceso físico al producto, como en el caso del dropshipping.
3. ID. Es un identificador único que el CMS asigna automáticamente a los productos cuando se añaden al sitio web. Normalmente está oculto para los visitantes y sirve para sincronizar la información entre la base de datos de productos y el sitio web de la tienda.

¿Qué métodos de organización del inventario utilizan las tiendas en línea?

Hoy en día, las empresas utilizan varios métodos para contabilizar los productos en el almacén de una tienda en línea. Cada uno de ellos tiene sus propias características, ventajas y desventajas, que analizaremos a continuación.

Con inventario periódico

La esencia de este método consiste en realizar un seguimiento de las existencias de productos en tiempo real. Para implementar este enfoque, se necesitará un sistema automatizado integral integrado con todos los procesos de trabajo.

Por lo general, incluye códigos de barras, etiquetas RFID para rastrear los movimientos de las unidades de producto, así como software para analizar la información recopilada.

Los inventarios periódicos permiten garantizar una alta precisión en la contabilidad. Incluso las pequeñas discrepancias entre los saldos reales y los datos del sistema se detectarán y corregirán rápidamente.

Ventajas

• Recibirá un resumen actualizado sobre la producción en cualquier momento.
• Se reducen los riesgos de déficit o exceso de existencias.

Desventajas

• El proceso de implementación puede plantear dificultades y generar costos adicionales, especialmente para las tiendas pequeñas.

Con inventarios periódicos

La metodología implica el recuento físico del inventario en el almacén a intervalos fijos, normalmente cada mes o trimestre. Los datos finales se comparan con los resultados de inventarios anteriores para detectar posibles discrepancias.

Este enfoque puede ser óptimo para tiendas en línea pequeñas y medianas con existencias limitadas. También es eficaz si predominan los productos con una larga vida útil.

Ventajas

• Para realizar el recuento físico no se requieren habilidades especiales ni equipos complejos.
• Posibilidad de adaptar el calendario de inventarios a las características del negocio y a los recursos disponibles.
• Los recuentos regulares ayudan a detectar errores contables, faltas y robos.

Desventajas

• El proceso de recuento suele llevar mucho tiempo, especialmente cuando hay un gran volumen de existencias.
• El riesgo de errores debido al factor humano es elevado cuando se realiza el cálculo manualmente.
• Para realizar el inventario es necesario suspender otros procesos comerciales (envío de mercancías, recepción de devoluciones, etc.), lo que resulta crítico para las tiendas grandes.
• La información obtenida no refleja la situación en tiempo real. Cuanto más largos sean los intervalos entre los recuentos, mayores serán las discrepancias con respecto a la situación actual.

FIFO (primero en entrar, primero en salir)

Método de inventario en el que los productos que llegan antes al almacén deben venderse en primer lugar. La principal tarea del FIFO es controlar los plazos de almacenamiento en el almacén y la rotación de mercancías en general.

Este método es más eficaz para tiendas en línea con una alta rotación de productos y precios estables. Por ejemplo, para supermercados en línea de productos alimenticios o tiendas de ropa y calzado. Sin embargo, para productos que se vuelven obsoletos rápidamente (por ejemplo, dispositivos electrónicos o gadgets), el método FIFO no es adecuado.

Ventajas

• Cumplimiento de la lógica del mercado. Los compradores suelen esperar que la tienda venda los productos por orden de llegada, en lugar de conservar los lotes antiguos.
• Minimización de riesgos. El FIFO estimula a vender los productos más rápidamente y a no almacenarlos durante demasiado tiempo.
• Facilidad de implementación. El método está diseñado para ser intuitivo para el personal y no requiere grandes inversiones.

Desventajas

• El impacto de la inflación en los estados financieros. Las posiciones de compras anteriores tienen un costo más bajo. El margen de sus ventas puede resultar excesivo, distorsionando la situación real.
• Se pueden perder beneficios potenciales. A veces, el método FIFO obliga a vender las posiciones menos vendidas en detrimento de las ganancias. Por ejemplo, dar prioridad a los teléfonos inteligentes de la generación anterior sin obtener un margen adicional por la venta de los nuevos modelos.
• Inestabilidad de los indicadores. Las fluctuaciones en los precios de compra provocan «saltos» en los informes, lo que dificulta la planificación. Así, un lote de tarjetas de video comprado a un precio elevado puede generar pérdidas si posteriormente se produce una caída del mercado.

LIFO (último en entrar, primero en salir)

Es a la vez una alternativa y lo contrario del FIFO («último en entrar, primero en salir»). Si organiza el inventario de su tienda en línea utilizando este método, también debe tener en cuenta la fecha de entrada de los productos en el almacén, pero con la lógica inversa. El LIFO se utiliza a menudo en tiendas en línea que trabajan con productos que caducan rápidamente o cuyos precios están sujetos a fuertes fluctuaciones.

Ventajas

• Reducción de la carga fiscal. En condiciones de inflación, el método LIFO puede reducir el beneficio bruto en los estados financieros, lo que dará lugar a una disminución de las obligaciones fiscales.
• Una evaluación más precisa. Este enfoque ayuda a obtener una idea real del costo de los artículos almacenados, lo cual es importante cuando los precios son inestables.

Desventajas

• Riesgo de obsolescencia del surtido. Los productos de entregas antiguas pueden «quedarse estancados» durante mucho tiempo, perdiendo liquidez y poniendo en peligro los beneficios.
• Complejidad del registro. La necesidad de actualizar constantemente los datos sobre las últimas compras puede dificultar la gestión de las existencias.

Precio medio

Lo principal aquí es determinar el precio medio ponderado de la posición durante el periodo seleccionado. Este enfoque se aplica con mayor frecuencia a grupos de productos con características homogéneas. Permite evaluar con bastante precisión el valor total de las existencias.

Ventajas

• Facilidad para realizar un seguimiento de los gastos de compra. Al operar con un precio promedio, podrá controlar los gastos de reposición incluso cuando los precios de los proveedores sean inestables.
• Simplificación de los procesos contables. En comparación con FIFO y LIFO, aquí se requiere mucho menos trabajo, ya que la implementación en sí es más sencilla.

Desventajas

• Pérdida de precisión en caso de fuertes fluctuaciones de precios. Si el mercado está agitado, el valor promedio solo dará una idea aproximada de la situación real.
• Dificultades con una amplia gama de productos. Cuanto más variada sea la gama de productos, más difícil será calcular un precio medio adecuado.

Costo promedio ponderado

Supone el cálculo del valor promedio de todas las posiciones de mercancías adquiridas, teniendo en cuenta la cantidad específica de cada lote. Para calcular el indicador se utiliza la siguiente fórmula:

En el proceso se utilizan tres indicadores clave:

1. Cantidad de productos en cada lote adquirido por separado;
2. Costo de la posición en cada lote;
3. Cantidad total de productos de todos los lotes.

Ventajas

• Mayor precisión en la valoración de las existencias en comparación con el método LIFO.
• Posibilidad de tener en cuenta las fluctuaciones de valor entre diferentes lotes.

Desventajas

• Cálculos más laboriosos, especialmente si las compras son frecuentes, pero con precios diferentes.
• Baja estabilidad de los indicadores debido al constante recálculo del precio medio.

¿Cómo se puede llevar el control de los productos en el almacén de una tienda en línea?

Para llevar un control eficaz de los productos en el almacén de una tienda en línea, puede utilizar varias herramientas diferentes. La selección es bastante amplia: desde los métodos más sencillos hasta soluciones de software complejas.

A mano

Una de las opciones básicas es llevar la contabilidad en cuadernos o diarios. En ellos se registran manualmente todas las operaciones con mercancías: entradas, salidas, devoluciones, amortizaciones. Este método lo utilizan a menudo las tiendas pequeñas en sus inicios.

Sin embargo, a medida que aumenta la variedad y el número de operaciones, el registro manual se vuelve demasiado laborioso, lo que puede dar lugar a errores. Además, los datos de los registros no siempre reflejan la situación real del almacén en ese momento.

Por lo tanto, incluso si ha comenzado llevando la contabilidad en un cuaderno, tiene sentido pasar a métodos más tecnológicos a medida que crece su negocio. Esto le permitirá ahorrar tiempo, reducir el número de errores y ver en tiempo real los datos actualizados sobre los saldos.

En una hoja de cálculo

Si ya domina el control manual del surtido, puede pasar al siguiente nivel y empezar a utilizar hojas de cálculo electrónicas. Se trata de una opción mucho más moderna para organizar el control de productos en una tienda en línea, que permite automatizar parcialmente los procesos.

Por ejemplo, se pueden utilizar hojas separadas en documentos de Excel o Google Sheets para controlar los ingresos, las ventas y los saldos actuales. Todos los indicadores se calcularán y actualizarán automáticamente según las fórmulas. Y los servicios en la nube, como Google Sheets, permiten organizar el trabajo colaborativo en línea.

Sin embargo, este método también tiene limitaciones:

1. No permite automatizar completamente los procesos ni vincularlos con otras tareas de la tienda. A menudo es necesario duplicar los datos manualmente entre diferentes archivos y sistemas.
2. El formato abierto de almacenamiento de datos aumenta el riesgo de que se produzcan errores y cambios accidentales. A diferencia de los programas especializados, las tablas no tienen reglas estrictas para rellenar y verificar los datos.

Por lo tanto, incluso si acaba de iniciar su negocio, las hojas de cálculo probablemente no sean la mejor opción para llevar la contabilidad. Es muy probable que sus capacidades se queden rápidamente obsoletas y sea necesario pasar a herramientas más avanzadas.

En el sistema CRM

Aunque la función principal de estos sistemas es la gestión de ventas, la mayoría de los desarrolladores les añaden funciones adicionales de contabilidad de almacén e incluso de gestión de la tesorería de la empresa. Esto se hace por dos razones:

1. El registro de todos los indicadores en la interfaz CRM permite obtener una visión completa del estado de las cosas y simplificar el control del negocio en su conjunto.
2. Los módulos adicionales de contabilidad de almacén aumentan el valor del CRM a los ojos de los propietarios de tiendas en línea.

Para el control de mercancías, son perfectos los sistemas CRM de desarrolladores ucranianos, como KeepinCRM, SalesDrive, Skynum o KeyCRM. Le permitirán llevar el control del almacén y gestionar los pedidos y las finanzas desde un solo lugar.

En el sistema ERP

Es la herramienta más avanzada, cuyo nombre proviene de la abreviatura inglesa «enterprise resource planning» (planificación de recursos empresariales). Estos sistemas permiten gestionar prácticamente todos los procesos empresariales a través de una plataforma única.

Inicialmente, los sistemas ERP se crearon para grandes empresas, pero desde la década de 2000 se han abierto también a las empresas más pequeñas. Hoy en día, este tipo de programas de contabilidad se pueden encontrar en todas partes, tanto en línea como fuera de línea, en tiendas en línea especializadas y en las cadenas comerciales más grandes.

Existen numerosos sistemas ERP que se diferencian entre sí por sus funciones y precios. Cada uno de ellos proporciona una contabilidad básica (es decir, ingresos y gastos) y permite realizar un análisis básico de las ventas. Además, pueden ofrecer funciones adicionales como el control del movimiento de fondos, la base de clientes e incluso los empleados de la empresa.

Lo más importante al trabajar con una plataforma ERP para una tienda en línea es la integración del sistema con el propio sitio web del mercado. Gracias a ello, se lleva a cabo una sincronización automática de los datos sobre los saldos y la transferencia de pedidos entre los sistemas. Esto garantiza la continuidad de la contabilidad.

¿Qué requisitos debe cumplir un programa para automatizar el control del inventario?

Si planeas llevar un registro del surtido en una tienda en línea, tendrás que asegurarte de que el programa elegido te resulte lo más útil posible. Para ello, debe cumplir una serie de requisitos clave:

• Facilidad de implementación y uso. Una interfaz intuitiva reducirá el tiempo de formación de los empleados y disminuirá el número de errores en el trabajo. Por lo tanto, elija soluciones con una ergonomía bien pensada, incluso si son ligeramente inferiores en cuanto a funcionalidad.
• Soporte técnico operativo, preferiblemente las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Después de todo, si algo sale mal, las interrupciones pueden salir muy caras para la empresa. Averigüe con qué rapidez responde el servicio de soporte a las solicitudes.
• Posibilidades de importación de datos. Si tiene un amplio surtido, añadir productos manualmente resultará demasiado laborioso. Por lo tanto, compruebe si el sistema admite la carga masiva de información desde hojas de cálculo Excel, CSV y otros formatos populares, así como el intercambio automático a través de API.
• Disponer de un sistema de contabilidad cómodo. Siempre debe tener a mano información actualizada sobre saldos, mercancías en tránsito, devoluciones, etc. Además, debe incluir detalles, por ejemplo, sobre los motivos de las devoluciones: defectos, problemas con la entrega, etc. De este modo, podrá tener una visión completa y tomar decisiones administrativas con rapidez.
• Integración con los sistemas ya utilizados, principalmente con CRM. Si su programa de contabilidad de mercancías no puede intercambiar datos con CRM, esto reducirá significativamente la eficacia de ambos sistemas.