Учет движения товаров для онлайн-магазина — это одна из важнейших задач. Без качественной системы учета компания рискует столкнуться с множеством проблем ― задержками в обработке заявок, путаницей, недовольством покупателей. Особенно это заметно по мере роста объемов продаж.
По сути, товарный учет — это отслеживание движения каждой единицы продукции на всех этапах ― от закупки и размещения в складских помещениях до передачи покупателю. Также он покрывает случаи перемещения остатков между складами и обработку возвратов от клиентов.
На начальном этапе, пока продукции немного, кажется, что о том, как вести учет товара в интернет-магазине знать не обязательно. Но с расширением товарного ассортимента, простых инструментов вроде Excel становится недостаточно. Изменения в остатках происходят почти ежесекундно, и за ними всё труднее уследить вручную.
Сколько звонков и продаж я получу заказав у Вас контекстную рекламу?
Зачем нужно вести учет товаров в интернет-магазине?
Налаживание взаимодействия с поставщиками. Недостаточно просто найти надежных поставщиков с качественной продукцией. Нужно также определить оптимальную периодичность и объемы закупок. А для этого необходимо четко понимать, как быстро заканчиваются товарные остатки и пополняется склад
Борьба с воровством. Недостачи денег в кассовых аппаратах или пропажа товарных единиц со склада нередко вызваны действиями недобросовестного персонала. Если вести товарный учет в интернет-магазине, Вы без проблем сможете оперативно выявлять такие факты и принимать меры. Даже само наличие подобной системы зачастую помогает предотвратить злоупотребления.
Анализ спроса. Данные о наличии четко покажут, какие категории, бренды и модели пользуются наибольшим спросом. Опираясь на эту информацию, Вы сможете оптимизировать структуру сайта, более точно планировать закупки и рекламные кампании.
Оптимизация складских запасов. Благодаря учету Вы сможете избежать как излишнего затоваривания, так и дефицита ходовых позиций. Особенно это важно при работе с товарами, срок хранения которых ограничен. Оптимальный объем запасов позволяет экономить на аренде и сводит к минимуму потери от списания испорченной продукции.
Контроль денежных потоков. Бесконтрольные закупки без оглядки на бюджет — прямой путь к кассовым разрывам и проблемам с оборотными средствами. Грамотный учет позволяет планировать закупки в соответствии с текущими финансовыми возможностями, избегая дефицита.
Соблюдение требований законодательства. Для многих категорий ФЛП инвентаризация — это обязанность, предусмотренная законодательством Украины, а точнее п. 13 ст. 3. В частности, это касается плательщиков НДС, ФЛП на общей системе, а также предпринимателей на едином налоге, торгующих бытовой техникой, ювелирными изделиями, лекарствами. За отсутствие учета предусмотрены штрафы.
Что нужно, чтобы правильно организовать учет товаров интернет-магазина?
Чтобы правильно вести товарный учёт в онлайн-магазине обязательно важно предусмотреть:
Структурированный каталог
Он должен иметь иерархическую структуру, где продукция разбита на категории и подкатегории. Это значительно упростит навигацию и поиск нужных позиций. Кроме того, такое дробление облегчит сбор и анализ информации в разрезе отдельных товарных групп.
Также придется обеспечить своевременное отражение всех операций с товарными позициями в системе. Во время поступления продукции необходимо оформлять документы оприходования, а при продажах — вовремя осуществлять списания. Это позволит поддерживать актуальную информацию о наличии и доступности продукции для покупателей.
Для ведения учета каждой позиции необходимо присвоить уникальный идентификатор. Он позволит отслеживать движение по каждой отдельной товарной позиции на сайте.
В качестве идентификатора не подходят названия продуктов, поскольку они могут повторяться у вещей разного цвета или размера. Гораздо надежнее использовать уникальные кодировки. Вот три наиболее распространенных варианта:
Штрих-код. Это цифровой код в виде вертикальных полосок, который чаще всего уже нанесен на упаковку на этапе производства. Он уникален для каждого продукта и легко считывается при помощи сканера.
Артикул (SKU). Буквенно-цифровой код, который можно использовать как замену штрих-кодам. Артикулы могут и повторяться для различных вариаций одного товара, в отличие от штрих-кодов. К примеру, для футболок разных размеров (M, L, XL) может присваиваться одинаковый SKU. Этот вариант удобен при отсутствии физического доступа к товару, как в случае с дропшиппингом.
ID. Это уникальный идентификатор, который CMS в автоматическом режиме присваивает товарам при их добавлении на сайт. Обычно он скрыт от посетителей и служит для синхронизации информации между товарной базой и веб-сайтом магазина.
Какие методы организации товарного учета используют онлайн-магазины?
Сегодня бизнес использует несколько способов учета товаров на складе интернет-магазина. Каждый из них отличается своими особенностями, преимуществами и недостатками, которые мы далее и рассмотрим.
С регулярной инвентаризацией
Суть данного метода в отслеживании товарных остатков в режиме реального времени. Для реализации подхода понадобится комплексная автоматизированная система, интегрированная со всеми рабочими процессами.
В нее, как правило, входят штрихкодирование, RFID-метки для отслеживания перемещений продуктовых единиц, а также программное обеспечение для анализа собираемой информации.
Регулярные инвентаризации позволяют обеспечить высокую точность учета. Даже небольшие расхождения между фактическими остатками и сведениями в системе будут оперативно выявлены и устранены.
Преимущества
Вы получаете актуальную сводку о продукции в любой промежуток времени;
Снижаются риски дефицита или затоваривания.
Недостатки
Процесс внедрения может вызвать сложности и повлечь за собой дополнительные затраты, особенно для небольших магазинов.
С периодическими инвентаризациями
Методика предполагает физический пересчет ассортимента на складе через фиксированные временные интервалы, обычно каждый месяц или квартал. Итоговые сведения сравниваются с результатами предыдущих инвентаризаций, чтобы выявить возможные расхождения.
Этот подход может быть оптимальным для небольших и средних онлайн-магазинов с ограниченными запасами. Он также эффективен, если у Вас преобладают товары с длительным сроком хранения.
Плюсы
Для проведения физического пересчета не требуется специальных навыков или сложного оборудования;
Возможность адаптировать график инвентаризаций под особенности бизнеса и доступные ресурсы;
Регулярные пересчеты помогают выявить ошибки учета, недостачи и факты воровства.
Минусы
Процесс пересчета обычно занимает много времени, особенно при большом объеме запасов;
Велик риск ошибок из-за человеческого фактора при ручном подсчете;
Для инвентаризации нужно приостанавливать другие бизнес-процессы (отгрузку товара, прием возврата и т.д.), что критично для крупных магазинов;
Получаемые сведения не отражают ситуацию в реальном времени. Чем больше интервалы между пересчетами, тем сильнее расхождения с текущим положением дел.
FIFO (First In, First Out)
Метод инвентаризации, где продукция, попавшая на склад раньше, должна быть реализована в первую очередь. Главная задача FIFO — контролировать сроки хранения на складе и оборот товаров в целом.
Этот метод наиболее эффективен для интернет-магазинов с высокой оборачиваемостью ассортимента и стабильными ценами. Например, для продуктовых онлайн-супермаркетов или магазинов одежды и обуви. А вот для товаров, подверженных быстрому моральному устареванию (например, гаджетов или электроники), FIFO не подойдет.
Достоинства
Соответствие рыночной логике. Покупатели обычно ожидают, что магазин продает товар в порядке поступления, а не придерживает старые партии.
Минимизацию рисков. FIFO стимулирует более оперативно реализовывать продукцию и не хранить ее слишком долго на складе.
Легкость внедрения. Метод устроен на интуитивном для персонала уровне и для него не нужны большие затраты.
Недостатки
Влияние инфляции на отчетность. Позиции из ранних закупок имеют более низкую себестоимость. Маржа от их сбыта может оказаться завышенной, искажая реальное положение дел.
Можно упустить потенциальную выгоду. Иногда FIFO вынуждает продавать менее ходовые позиции в ущерб прибыли. Например, отдавать приоритет смартфонам прошлого поколения, не получая дополнительную маржу от продажи новинок.
Нестабильность показателей. Колебания закупочных цен приводят к «скачкам» в отчетности, затрудняя планирование. Так, партия видеокарт, закупленная по высокой цене, может обернуться убытками при последующем падении рынка.
LIFO (Last In, First Out)
Выступает одновременно альтернативой и противоположностью FIFO ― «последним пришел, первым ушел». Если организовать учет товара в онлайн-магазине при помощи этой методики, Вы также должны учитывать время поступления продукции на склад, но с обратной логикой. LIFO часто используют онлайн-магазинов, работающие с быстро устаревающими или подверженными сильным колебаниям цен товарами.
Преимущества
Снижение налоговой нагрузки. В условиях инфляции LIFO может занизить валовую прибыль в отчетности, что приведет к уменьшению налоговых обязательств.
Более точная оценка. Подход помогает получать реальное представление о себестоимости товарных позиций на хранении, что важно при нестабильных ценах.
Недостатки
Риск устаревания ассортимента. Товары из давних поступлений могут надолго «зависнуть», теряя ликвидность и создавая угрозу для прибыли.
Усложнение самого учета. Необходимость постоянно обновлять данные о последних закупках может затруднить управление запасами.
Средняя стоимость
Здесь главное — определить средневзвешенную цену позиции за выбранный период. Чаще всего этот подход применяют для товарных групп с однородными характеристиками. Он дает возможность достаточно точно оценить общую стоимость запасов.
Сколько звонков и продаж я получу заказав у Вас контекстную рекламу?
Удобство отслеживания закупочных затрат. Оперируя усредненной ценой, Вы сможете контролировать расходы на дозакупки даже при нестабильности цен у поставщиков.
Упрощение учетных процессов. По сравнению с FIFO и LIFO, здесь требуется значительно меньше работы, так как сама реализация проще.
Минусы
Потеря точности при сильных ценовых колебаниях. Если рынок лихорадит, средняя стоимость даст лишь примерное представление о реальной картине дел.
Сложности при обширном ассортименте. Чем разнообразнее товарный ряд, тем сложнее вывести адекватную среднюю цену.
Средневзвешенная стоимость
Предполагает расчет усредненной стоимости всех выкупленных товарных позиций с учетом конкретного количества в каждой партии. Для расчета показателя используют такую формулу:
В процессе используются три ключевых показателя:
Количество товаров в каждой отдельной выкупленной партии;
Стоимость позиции в каждой партии;
Общее количество продукции по всем партиям.
Достоинства
Более высокая точность оценки запасов по сравнению с LIFO;
Возможность учета колебаний стоимости между разными партиями.
Недостатки
Более трудоемкие расчеты, особенно, если закупки происходят часто, но с разным ценником;
Низкая стабильность показателей из-за постоянного пересчета средней цены.
Как можно вести учёт товаров на складе онлайн-магазина?
Чтобы эффективно вести учет товаров на складе интернет-магазина, Вы можете применять несколько разных инструментов. Выбор достаточно широк: от простейших методов до комплексных программных решений.
Вручную
Один из базовых вариантов — ведение учета в тетрадях или журналах. В них вручную фиксируются все операции с товарами: приход, отгрузка, возвраты, списания. Этот метод часто используют небольшие магазины на начальном этапе.
Однако по мере роста ассортимента и количества операций ручной учет становится слишком трудозатратным, что чревато возникновением ошибок. К тому же, данные в журналах не всегда отражают реальное положение дел на складе на текущий момент.
Поэтому, даже если Вы начинали с ведения учета в тетради, имеет смысл переходить на более технологичные способы при увеличении масштабов бизнеса. Это позволит сэкономить время, снизить количество ошибок и в режиме реального времени видеть актуальные данные по остаткам.
В электронной таблице
Если Вы уже освоили ручной учет ассортимента, можно перейти на следующий уровень и начать использовать электронные таблицы. Это значительно более современный вариант организации учета товаров в онлайн-магазине, позволяющий частично автоматизировать процессы.
К примеру, можно использовать отдельные таблички в документах Excel или Google Sheets для контроля поступлений, продаж и текущих остатков. Все показатели будут автоматически рассчитываться и обновляться по формулам. А облачные сервисы вроде Google таблиц позволят организовать совместную работу онлайн.
Однако и у этого метода есть ограничения:
Он не дает возможности полностью автоматизировать процессы и связать их с другими задачами магазина. Данные часто приходится дублировать вручную между разными файлами и системами.
Открытый формат хранения данных повышает риск возникновения ошибок и случайных изменений. В отличие от специализированных программ, в таблицах нет строгих правил заполнения и проверки данных.
Поэтому, даже если Вы только начинаете бизнес, электронные таблицы вряд ли станут оптимальным вариантом для учета. Скорее всего, их возможностей быстро перестанет хватать, и потребуется переходить на более продвинутые инструменты.
В CRM-системе
Хотя основная задача таких систем — управление продажами, большинство разработчиков встраивают в них дополнительно возможности складского учета и даже управления денежными средствами фирмы. Это делается по двум причинам:
Ведение учета всех показателей в интерфейсе CRM позволяет получить комплексное представление о состоянии дел и упростить контроль над бизнесом в целом.
Дополнительные модули складского учета повышают ценность CRM в глазах владельцев онлайн-магазинов.
Для учета товаров прекрасно подойдут CRM-системы от украинских разработчиков, например, KeepinCRM, SalesDrive, Skynum, KeyCRM. Они позволят Вам вести складской учет, управлять заказами и финансами в одном месте.
В ERP-системе
Это наиболее продвинутый инструмент, название которого происходит от английской аббревиатуры «enterprise resource planning». Такие системы позволяют вести практически все бизнес-процессы через единую платформу.
Изначально ERP-системы создавались для крупных компаний, но с 2000-х они стали открыты и для меньших бизнесов. Сейчас подобные программы учета можно встретить повсюду — онлайн и офлайн, в нишевых интернет-магазинах и крупнейших торговых сетях.
Существует множество ERP-систем, отличающихся между собой функционалом и расценками. Каждая из них обеспечивает базовый учет (а это приход и списание), а также позволяет осуществлять базовый анализ продаж. Дополнительно могут быть доступны учет движения средств, клиентской базы и даже сотрудников компании.
Наиболее важным в работе с ERP-платформой для интернет-магазина выступает интеграция системы с самим сайтом торговой площадки. Благодаря ей осуществляется автоматическая синхронизация данных по остаткам и передача заказов между системами. Это обеспечивает непрерывность учета.
Каким требованиям должна отвечать программа для автоматизации учета ассортимента?
Если, Вы планируете вести учет ассортимента в интернет-магазине, придется позаботиться чтобы выбранная программа приносила максимум пользы. Для этого она должна соответствовать ряду ключевых требований:
Простота внедрения и использования. Интуитивно понятный интерфейс сократит время обучения сотрудников и снизит количество ошибок в работе. Поэтому выбирайте решения с продуманной эргономикой, даже если они немного уступают по функционалу.
Оперативная техническая поддержка, желательно в режиме 24/7. Ведь если что-то пойдет не так, простои могут дорого обойтись бизнесу. Уточните, как быстро служба поддержки реагирует на запросы.
Возможности импорта данных. Если у Вас большой ассортимент, ручное добавление товаров будет слишком трудозатратным. Поэтому проверьте, поддерживает ли система массовую загрузку информации из таблиц Excel, CSV и других популярных форматов, а также автоматический обмен по API.
Наличие удобной системы отчетности. У Вас под рукой всегда должна быть актуальная информация по остаткам, товарам в пути, возвратам и т.д. Причем с детализацией, например, по причинам возврата — брак, проблемы с доставкой и т.п. Так Вы сможете видеть полную картину и быстро принимать управленческие решения.
Интеграция с уже используемыми системами, в первую очередь с CRM. Если Ваша программа для товарного учета не сможет обмениваться данными с CRM, это существенно снизит эффективность обеих систем.
