Автоматизація рутини – це сьогодні необхідність для успішного бізнесу. Таким чином можна заощадити сотні дорогоцінного робочого часу працівників, за які потрібно платити.
Сервіс Zapier — потужний інструмент, що дозволяє прати межі між різними вебдодатками, CMS та CRM-системами, що дозволяє створювати зв’язок між ними без необхідності програмування.
Знайомство з цим сервісом стане справжнім проривом для будь-якого фахівця у сфері цифрового маркетингу чи продажу, дозволить підвищити продуктивність та мінімізувати трудомісткі процеси.
Далі розберемося з тим, що таке Zapier, у чому його основні переваги та які можливості цього інструменту можна використовувати у роботі для оптимізації виконання повсякденних завдань.
Що таке Zapier?
Zapier — онлайн-сервіс, призначений для автоматизації взаємодії між різними вебдодатками та хмарними платформами. Він допомагає в автоматизованому режимі виконувати завдання, які зазвичай виконуються вручну.
Це може бути відправка електронних листів, створення нового завдання в Slack або будь-якій популярній CRM-системі, внесення інформації до бази даних, електронної таблиці та багато іншого.
Сервіс підтримує інтеграцію з Gmail, Dropbox, Trello, Salesforce, WordPress та тисячами інших програм та платформ. При цьому можна налаштувати ланцюжок взаємодій, коли при отриманні нового листа в Gmail Зап’єр збереже вкладення з нього на Dropbox, а потім надішле про це повідомлення в Slack або Telegram.
Як працює автоматизація за допомогою Zapier?
Будь-яка взаємодія в Zapier налаштовується за допомогою про «запів». Zap – це автоматизований робочий процес, що починається з тригера і закінчується дією (завданням, яке потрібно виконати).
Тригер — певна подія, у разі якої запускається процес взаємодії. Наприклад, вийшов новий пост у групі на Facebook або Telegram-каналі, які Ви відстежуєте. Zapier підтримує тисячі різних програм, і кожен з них може мати власний набір тригерів.
Після вибору тригера потрібно вибрати дію, яка має виконатися. Під час вибору можна налаштувати потрібні параметри процесу. Наприклад, під час надсилання e-mail можна вибрати адресата, тему листа, його текст тощо. Після налаштування можна протестувати роботу запа, щоб переконатися, що він працює як слід.
У Зап’єр можна вибрати кілька типів дій, залежно від потрібного сценарію:
Дія програм. Це спрацювання певної функції, передбаченої в підключеному додатку – створення нового завдання в Trello, додавання контакту до розсилки через MailChimp та ін.
Path. Це кілька варіантів дій, вибір між якими залежатиме від певних умов. Наприклад, при відповіді на e-mail сервіс проаналізує, від кого саме надійшов вхідний лист. І якщо воно прийшло від певного абонента — то йому буде відправлено один варіант відповіді, а якщо від решти — то інший.
Фільтр. Дозволяє налаштувати обмеження на виконання запів лише за певних умов. Наприклад, дія виконуватиметься лише в тому випадку, якщо Вам надійшло повідомлення з певним текстом.
Форматування. При цьому варіанті взаємодії Zapier може обробляти отриману інформацію і на виході видавати її в іншому форматі або частково. Наприклад, із вхідного звернення система може витягти лише ім’я клієнта або перетворити дату на потрібний формат.
Відкладене виконання. Додає затримки між різними діями. Наприклад, Вам потрібно надіслати співробітнику нагадування про певне завдання через годину після його створення.
Переваги сервісу Zapier
Сервіс автоматизації Zapier забезпечує користувачеві безліч переваг, головна з яких — значна економія часу. Перерахуємо також і інші:
Багато доступних інтеграцій. У бібліотеці сервісу доступні тисячі програм, набагато більше, ніж у більшості конкурентів Zapier.
Для використання не потрібне знання коду. Інтуїтивний інтерфейс та докладні інструкції допомагають користувачам навіть без досвіду легко створювати та налаштовувати автоматичні робочі процеси.
Підвищення ефективності. Автоматизація завдань, що повторюються, дозволяє підвищити продуктивність роботи, а також суттєво заощадити час, звільняючи його для більш важливих завдань.
Зниження впливу людського фактора. Сервіс не може «забути» або «не встигнути» виконати завдання, що так часто буває, якщо його довірити співробітникам.
Огляд можливостей для інтеграції в Zapier
Щоб максимально ефективно використовувати інструмент, важливо розібратися у можливостях сервісу та його ключових функціях. Далі зробимо невеликий огляд сервісу Zapier, де розглянемо основні інтеграції, які можна здійснити за допомогою платформи.
CRM-системи
Використовуючи сервіс, можна автоматизувати рутинні завдання менеджера – оновлення бази клієнтів, додавання інформації про нові продажі або контакти, переміщення угоди по різних етапах вирви продажів. Крім того, автоматизація процесів знижує ймовірність помилок, які можуть виникнути при ручному додаванні інформації.
Ви можете використовувати Зап’єр для автоматизації таких сценаріїв:
Коли менеджер додає клієнта до CRM, система автоматично додає його до списку розсилки електронною поштою.
Коли в CRM закривається продаж, можна автоматично створювати відповідний інвойс у Google Docs.
Ви можете налаштувати інтеграцію з Google Analytics, передаючи дані про покупки для подальшого аналізу джерел трафіку тощо.
Електронні таблиці
Ви можете оновлювати дані в Google Sheets та інших електронних таблицях із різних джерел у режимі реального часу. Наприклад, якщо ваш відділ продажів налаштував рекламу на Typeform або Google Форми, дані звідти можуть автоматично надходити до Google Таблиці.
Також можна додавати нові контакти з Salesforce або Hubspot. При цьому програма може розбивати ім’я, телефон та e-mail користувача за різними колонками.
Також досить актуальною є проблема отримання нових лідів у Facebook та Instagram при налаштуванні таргетованої реклами. Щоб отримати дані про них, потрібно зайти до рекламного кабінету, а це не зовсім зручно. З Zapier можна отримувати інформацію про нові заявки прямо в Google Sheets.
Сервіси для поштових розсилок
Zapier може автоматично додавати нові контакти з CRM, форм зворотного зв’язку або груп у соціальних мережах до списків розсилок Mailchimp, SendinBlue або іншого сервісу. Це знімає зайве навантаження з менеджера та вивільняє його час на основні завдання.
Також можна підтягувати в такі переліки користувачів з Shopify або WooCommerce, які зробили замовлення на сайті або нових передплатників робочої сторінки Facebook або Twitter. Така інтеграція підніме охоплення та залучення цільової аудиторії.
Хмарні сховища
Синхронізувавши вебпрограми та інші сервіси з Google Drive, Dropbox, OneDrive та іншими хмарними сховищами, можна завантажувати файли та зберігати резервні копії в автоматичному режимі.
Наприклад, можна зберігати у хмару всі вкладення з вхідних повідомлень Gmail або Outlook. Також платформа може підтягувати до хмарного сховища нові документи та рахунки з Salesforce та Hubspot або завантажувати туди фото та відео із соціальних мереж.
Соцмережі
Якщо Ви плануєте використовувати платформу для роботи із соціальними мережами, то тут можливості Zapier практично безмежні. Він дозволяє автоматизувати більшу частину роботи SMM-фахівця у Facebook, Twitter, Instagram та LinkedIn.
Наприклад, Ви можете автоматично публікувати контент із RSS-каналів, відстежувати згадки бренду в соцмережах та реагувати на них, додавати інформацію про нових передплатників та контакти до CRM або бази даних. Крім того, таким чином можна відстежувати активність сторінок конкурентів та отримувати повідомлення про зміни у максимально короткі терміни.
Якщо у Вас є блог на WordPress — нові статті можна автоматично розповсюдити до себе на сторінку. Таким чином, стаття набиратиме соціальний трафік з першого дня публікації, що позитивно позначається на просуванні в органічній видачі.
Як ще можна використовувати інструмент Zapier?
Функціонал інструменту Zapier не обмежується лише інтеграцією популярних додатків та сервісів. За його допомогою маркетологи та підприємці отримують величезні можливості щодо оптимізації бізнес-процесів.
Використання розкладу
Платформа може запускати Zap за заздалегідь складеним розкладом, що дуже зручно для завдань, які мають виконуватися в конкретний час або з певною періодичністю.
Дія може запускатися щодня або тиждень, раз на місяць або у певні дні. Сценарії можуть бути різні — від створення звіту та відправки на електронну пошту до створення резервної копії бази даних. Також програма може робити відкладені публікації у Twitter або Instagram у заданий час.
Парсинг електронної пошти
Парсер — окремий інструмент, доступний у рамках сервісу, який обробляє вхідні повідомлення та витягує з них необхідні дані за заданим шаблоном. Далі отриману інформацію можна перенаправити до інших програм.
Для підключення парсера потрібно зареєструватися на parsier.zapier.com та створити там віртуальний e-mail, на який потрібно буде надсилати усі листи для аналізу.
За допомогою цього функціоналу можна, наприклад, витягувати з листа контактні дані клієнтів та відправляти їх безпосередньо до CRM-системи. Також ви можете моніторити відповіді на розсилку від користувачів, яким надійшло повідомлення.
Переклад тексту
За рахунок інтеграції з сервісами машинного перекладу (Google Translate, Deepl), Зап’єр може перекладати текст різними мовами. Використовуючи той чи інший Zap, Ви можете налаштувати автоматичний переклад даних з того чи іншого джерела потрібною мовою та публікувати його в соціальній мережі або в електронній таблиці.
Таку функцію може використовувати служба технічної підтримки, яка працює у кількох країнах. Так, оператор відразу отримуватиме повідомлення знайомою йому мовою, заощаджуючи час на використання онлайн-перекладача.
Також при публікації нових матеріалів на багатомовному сайті можна автоматизувати процес перекладу нових матеріалів. Крім того, переклад спростить комунікацію між співробітниками команди, якщо в ній представлені учасники різних країн.
Paypal
Підключивши Paypal або інший популярний платіжний шлюз, Ви можете автоматично створювати інвойси, як тільки закривається продаж у CRM. Також після проведення оплати дані з Paypal можуть одразу надходити до бухгалтерської програми.
Крім того, система може надсилати повідомлення про кожну нову транзакцію в Slack, Telegram, на e-mail або через інші канали комунікації. Якщо користувач вирішить зробити повернення по платежу, цей процес можна виконувати в автоматичному режимі. Щоправда, з цією опцією краще будьте обережні.
Github
За допомогою Zap-ів можна відслідковувати обрані репозиторії на Github на предмет появи нових коментарів, оновлень того чи іншого скрипту та інших подій та отримувати про них повідомлення через вибраний канал зв’язку.
Зап’єр також дозволяє автоматизувати призначення нових завдань, зміну їхнього статусу та пов’язувати GitHub з іншими популярними інструментами для розробників (Jira, Trello, Asana тощо).
Бази даних
Zapier підтримує роботу практично з будь-якими базами даних (MySQL, PostgreSQL, MongoDB та ін.), завдяки чому Ви можете налаштувати автоматичне оновлення бази кожного разу, коли відбувається конкретна подія.
До того ж за допомогою платформи, база даних зможе взаємодіяти з іншими інструментами — системами аналітики, програмами для управління проєктами, соціальними мережами тощо.
Zapier Push
Це офіційне розширення для Chrome, за допомогою якого можна створювати нові запи прямо з браузера. За допомогою розширення можна, наприклад, запустити надсилання попередньо налаштованого повідомлення до Slack або Gmail.
Також воно відкриває доступ до часто використовуваних Zap. Доступ до них можна налаштувати натисканням однієї кнопки, щоб значно прискорити робочий процес. Таким чином можна заощадити час та спростити виконання рутинної роботи.
Zapier Code
Цей функціонал дозволяє виконувати власні скрипти на JavaScript або Python у рамках робочого процесу в Zapier. Це дозволить справлятися зі складнішими завданнями, які не вдасться вирішити, застосовуючи стандартні засоби інтеграції.
За рахунок популярності цих мов програмування знайти розробника для написання потрібного скрипту буде не складно. При цьому код можна вставляти змінні, отримані з інших синхронізованих додатків. Це можуть бути теми листів, інформація про покупців із CRM, завдання з Trello тощо.
Вартість використання Zapier
На сайті Zapier представлено кілька тарифних планів. При цьому є безкоштовна версія сервісу, яка дозволяє вирішувати найпростіші завдання.
Free. У безкоштовному тарифі доступні базові функції – одноступінчасті запити та виконання 100 запитів на місяць. При цьому кількість зв’язків не обмежена.
Starter (від $19.99 на місяць). Тут уже можна виконувати складні запи у кілька ітерацій. Тобто, наприклад, взяти контактні дані з CRM, сформувати з них інвойс, надіслати його на пошту і надіслати повідомлення в Viber. Користувачеві доступно до 750 завдань протягом місяця.
Professional (від $49 на місяць). Тут можна використовувати необмежену кількість преміальних додатків, на відміну від дешевших планів. Також, якщо будь-який захід віддає помилку при виконанні, система буде повторювати завдання до переможного кінця. Крім того, у цьому тарифі можна задавати умови виконання для того чи іншого Zap.
Team (від $69/міс.). Сюди можна підключити безлімітну кількість користувачів. Також важливо відзначити, що така ціна використання буде під час виконання 2000 завдань щомісяця. Якщо Ваша команда потребує більшої кількості, доведеться доплатити.
Company (від $99/міс.). У тарифі для компаній додано роль адміністратора, який може делегувати права командам та окремим користувачам. Також тут додано додатковий захист даних, що передаються.
