Автоматизация рутины — это сегодня необходимость для ведения успешного бизнеса. Таким образом можно сэкономить сотни драгоценного рабочего времени сотрудников, за которое нужно платить.
Сервис Zapier — мощнейший инструмент, позволяющий стирать границы между разными веб-приложениями, CMS и CRM-системами, который позволяет создавать связь между ними без необходимости в программировании.
Знакомство с этим сервисом станет настоящим прорывом для любого специалиста в сфере цифрового маркетинга или продаж, позволит повысить производительность и минимизировать трудоемкие процессы.
Сколько звонков и продаж я получу заказав у Вас контекстную рекламу?
Далее разберемся с тем, что такое Zapier, в чем его основные преимущества и какие возможности этого инструмента можно использовать в работе для оптимизации выполнения повседневных задач.
Что такое Zapier?
Zapier — онлайн-сервис, предназначенный для автоматизации взаимодействия между разными веб-приложениями и облачными платформами. Он помогает в автоматизированном режиме выполнять задачи, которые обычно делаются вручную.
Это может быть отправка электронных писем, создание новой задачи в Slack или любой популярной CRM-системе, внесение информации в базу данных, электронную таблицу и многое другое.
Сервис поддерживает интеграцию с Gmail, Dropbox, Trello, Salesforce, WordPress и тысячами других приложений и платформ. При этом, можно настроить цепочку взаимодействий, когда при получении нового письма в Gmail, Запьер сохранит вложения из него на Dropbox, а затем пришлет об этом уведомление в Slack или Telegram.
Как работает автоматизация с помощью Zapier?
Любое взаимодействие в Zapier настраивается при помощи так называемых «запов». Zap — это автоматизированный рабочий процесс, начинающийся с триггера и заканчивающийся действием (задачей, которую нужно выполнить).
Триггер — некое событие, при появлении которого запускается процесс взаимодействия. Например, вышел новый пост в группе на Facebook или Telegram-канале, которые Вы отслеживаете. Zapier поддерживает тысячи различных приложений, и у каждого из них может быть собственный набор триггеров.
После выбора триггера нужно выбрать действие, которое должно выполниться. В процессе выбора можно настроить нужные параметры процесса. Например, при отправке e-mail можно выбрать адресата, тему письма, его текст и т.д. После настройки можно протестировать работу запа, чтобы убедиться, что он работает как нужно.
В Запьер можно выбрать несколько типов действий, в зависимости от требуемого сценария:
Действие приложений. Это срабатывание определенной функции, предусмотренной в подключенном приложении — создание новой задачи в Trello, добавление контакта в рассылку через MailChimp и проч.
Path. Это несколько вариантов действий, выбор между которыми будет зависеть от определенных условий. Например, при ответе на e-mail сервис проанализирует, от кого именно пришло входящее письмо. И если оно пришло от определенного абонента — то ему будет отправлен один вариант ответа, а если от всех остальных — то другой.
Фильтр. Позволяет настроить ограничения на выполнения запов только при определенных условиях. Например, действие будет выполняться только в том случае, если Вам пришло сообщение с определенным текстом.
Форматирование. При этом варианте взаимодействия, Zapier может обрабатывать полученную информацию и на выходе выдавать ее в другом формате или частично. Например, из входящего обращения система может извлечь только имя клиента или преобразовать дату в нужный формат.
Отложенное выполнение. Добавляет задержку между разными действиями. Например, Вам нужно отправить сотруднику напоминание об определенной задаче через час после ее создания.
Преимущества сервиса Zapier
Автоматизация рабочих процессов. Платформа позволяет настроить автоматическое выполнение повторяющихся задач — создание карточек в Trello при получении email, отправку уведомлений в Slack о новых лидах в CRM, обновление таблиц в Google Sheets и т.д.
Огромное количество интеграций. В наличии более 5000 приложений — от популярных сервисов вроде Gmail, Google Calendar, Slack, Trello, Salesforce до специализированных инструментов. Вы сможете связать практически любые программы, которыми пользуетесь. Например, настроить автоматическую выгрузку новых заявок из Google Forms в CRM или синхронизировать задачи между Asana и Todoist.
Экономия времени и повышение продуктивности. Автоматизируя рутинные задачи с помощью Zapier, Вы помогаете сотрудникам сосредоточиться на действительно важных вещах, требующих человеческого участия и творческого подхода. Сотрудники могут сэкономить до 10 часов в неделю благодаря автоматизации!
Простота настройки и использования. Для создания сценариев автоматизации (Zaps) не нужно уметь программировать. Интуитивный визуальный редактор позволяет любому сотруднику настроить нужные процессы — выбрать приложения, задать условия и действия. Все просто и интуитивно понятно.
Масштабируемость. С помощью платформы Вы сможете легко расширять автоматизацию по мере роста бизнеса. На коммерческих тарифах она позволяет создавать неограниченное число «запов» и запускать их без особых ограничений. При этом, владелец бизнеса может подключить к сервису неограниченное число сотрудников, разграничивая им права доступа к разным сценариям работы веб-приложения.
Стабильность и надежность автоматизации. Zapier работает как часы и не допускает ошибок. Таким образом, использование этого инструмента даже более надежно, чем если поручить ту же задачу живому сотруднику. Настроенные процессы будут выполняться в точности по заданным правилам, исключая влияние человеческого фактора. Вам не придется волноваться, что кто-то забудет отправить письмо клиенту или внести данные о сделке в CRM.
Есть ли недостатки у Запьер?
Не поддерживает многие локальные сервисы. К сожалению, система напрямую не интегрируется с некоторыми популярными в Украине приложениями, среди которых «Новая Почта», «ПриватБанк», Prom.ua, Rozetka. Для их подключения придется использовать Webhooks или сторонние коннекторы, что усложняет настройку. Хотя это и возможно, для реализации потребуется помощь программистов.
Жесткие ограничения в бесплатном тарифе. Вы сможете запускать не более 100 триггеров в месяц, набор подключаемых приложений будет ограничен, а многошаговые Zaps и фильтры использовать не получится. Этот набор подойдет для тестов, но для полноценной работы придется оплачивать подписку. Цены стартуют от $19.99 в месяц.
Сложность реализации нестандартных сценариев. Если Вы хотите настроить автоматизацию для специфических задач или интегрировать нестандартные API, могут потребоваться технические знания и время на тестирование. Иногда без помощи программиста не обойтись.
Возможные задержки при обработке данных. Так как Запьер передает данные между разными приложениями, иногда возникают небольшие задержки на несколько минут. Обычно это не критично, но в некоторых процессах может иметь значение.
Инструмент не может редактировать файлы. Платформа не предназначена для изменения содержимого файлов, она просто передает данные приложениями. Если Вам нужно вносить изменения в документы в процессе автоматизации, придется использовать другие инструменты.
Обзор возможностей для интеграции в Zapier
Чтобы максимально эффективно использовать инструмент, важно разобраться в возможностях сервиса и его ключевых функциях. Далее сделаем небольшой обзор сервиса Zapier, где рассмотрим основные интеграции, которые можно осуществить при помощи платформы.
CRM-системы
Используя сервис, можно автоматизировать рутинные задачи менеджера — обновление базы клиентов, добавление информации о новых продажах или контактах, перемещение сделки по разным этапам воронки продаж. Помимо этого, автоматизация процессов снижает вероятность ошибок, которые могут возникнуть при ручном добавлении информации.
Вы можете использовать Запьер для автоматизации таких сценариев:
Когда менеджер добавляет клиента в CRM, система автоматически добавляет его в список рассылки по электронной почте.
Когда в CRM закрывается продажа, можно автоматически создавать соответствующий инвойс в Google Docs.
Вы можете настроить интеграцию с Google Analytics, передавая данные о покупках для последующего анализа источников трафика и т.д.
Электронные таблицы
Вы можете обновлять данные в Google Sheets и других электронных таблицах из различных источников в режиме реального времени. Например, если Ваш отдел продаж настроил рекламу на Typeform или Google Формы, данные оттуда могут автоматически поступать в Гугл Таблицы.
Также туда можно добавлять новые контакты из Salesforce или Hubspot. При этом приложение может разбивать имя, телефон и e-mail пользователя по разным колонкам.
Также достаточно актуальна проблема получения новых лидов в Facebook и Instagram при настройке таргетированной рекламы. Чтобы получить данные о них, нужно зайти в рекламный кабинет, а это не совсем удобно. С Zapier можно получать информацию о новых заявках прямо в Google Sheets.
Сервисы для почтовых рассылок
Zapier может автоматически добавлять новые контакты из CRM, форм обратной связи или групп в социальных сетях в списки рассылок Mailchimp, SendinBlue или любого другого сервиса. Это снимает лишнюю нагрузку с менеджера и высвобождает его время на основные задачи.
Также можно подтягивать в такие перечни пользователей из Shopify или WooCommerce, сделавших заказ на сайте или новых подписчиков рабочей страницы в Facebook или Twitter. Такая интеграция поднимет охват и вовлеченность целевой аудитории.
Облачные хранилища
Синхронизировав веб-приложения и другие сервисы с Google Drive, Dropbox, OneDrive и другими облачными хранилищами можно загружать файлы и сохранять резервные копии в автоматическом режиме.
Например, можно сохранять в облако все вложения из входящих сообщений Gmail или Outlook. Также платформа может подтягивать в облачное хранилище новые документы и счета из Salesforce и Hubspot или скачивать туда фото и видео из социальных сетей.
Соцсети
Если Вы планируете использовать платформу для работы с социальными сетями, то здесь возможности Zapier практически безграничны. Он позволяет автоматизировать большую часть работы SMM-специалиста в Facebook, Twitter, Instagram и LinkedIn.
Например, Вы можете автоматически публиковать контент из RSS-каналов, отслеживать упоминания бренда в соцсетях и реагировать на них, добавлять информацию о новых подписчиках и контактах в CRM или базу данных. Кроме того, таким образом можно отслеживать активность страниц конкурентов и получать уведомления об изменениях в максимально короткие сроки.
Если у Вас есть блог на WordPress — новые статьи можно автоматически репостить к себе на страницу. Таким образом, статья будет набирать социальный трафик с первого дня публикации, что позитивно сказывается на продвижении в органической выдаче.
Сколько звонков и продаж я получу заказав у Вас контекстную рекламу?
Функционал инструмента Zapier не ограничивается только интеграцией популярных приложений и сервисов. С его помощью маркетологи и предприниматели получают огромные возможности по оптимизации бизнес-процессов.
Использование расписания
Платформа может запускать Zap по заранее составленному расписанию, что очень удобно для задач, которые должны выполняться в конкретное время или с определенной периодичностью.
Действие может запускаться каждый день или неделю, раз в месяц или в определенные дни. Сценарии могут быть самые разные — от создания отчета и отправки на электронную почту, до создания резервной копии базы данных. Также приложение может делать отложенные публикации в Twitter или Instagram в заданное время.
Парсинг электронной почты
Парсер — отдельный инструмент, доступный в рамках сервиса, который обрабатывает входящие сообщения и извлекает из них нужные данные по заданному шаблону. Далее полученную информацию можно перенаправить в другие приложения.
Для подключения парсера нужно зарегистрироваться на parsier.zapier.com и создать там виртуальный e-mail, на который нужно будет отправлять все письма для анализа.
С помощью данного функционала можно, например, извлекать из письма контактные данные клиентов и отправлять их напрямую в CRM-систему. Также Вы можете мониторить ответы на рассылку от пользователей, которым пришло сообщение.
Перевод текста
За счет интеграции с сервисами машинного перевода (Google Translate, Deepl), Запьер может переводить текст на различные языки. Используя тот или иной Zap, Вы можете настроить автоматический перевод данных из того или иного источника на нужный язык и публиковать его в социальной сети или в электронной таблице.
Такую функцию может использовать служба технической поддержки, которая работает в нескольких странах. Так, оператор будет сразу получать сообщение на знакомом ему языке, экономя время на использование онлайн-переводчика.
Также при публикации новых материалов на многоязычном сайте, можно автоматизировать процесс перевода новых материалов. Кроме того, перевод упростит коммуникацию между сотрудниками команды, если в ней представлены участники из разных стран.
Paypal
Подключив Paypal или другой популярный платежный шлюз, Вы можете автоматически создавать инвойсы, как только закрывается продажа в CRM. Также после проведения оплаты данные из Paypal могут сразу поступать в бухгалтерскую программу.
Кроме того, система может отправлять уведомления о каждой новой транзакции в Slack, Telegram, на e-mail или через другие каналы коммуникации. Если пользователь решит сделать возврат по платежу, этот процесс также можно выполнять в автоматическом режиме. Правда, с этой опцией лучше будьте осторожны.
Github
С помощью Zap-ов можно отслеживать избранные репозитории на Github на предмет появления новых комментариев, обновлений того или иного скрипта и других событиях и получать о них сообщения через выбранный канал связи.
Также Запьер позволяет автоматизировать назначение новых задач, изменение их статуса и связывать GitHub с другими популярными инструментами для разработчиков (Jira, Trello, Asana и т.д.).
Базы данных
Zapier поддерживает работу практически с любыми базами данных (MySQL, PostgreSQL, MongoDB и проч.), благодаря чему Вы можете настроить автоматическое обновление базы всякий раз, когда происходит конкретное событие.
К тому же, с помощью платформы, база данных сможет взаимодействовать с другими инструментами — системами аналитики, приложениями для управления проектами, социальными сетями и т.д.
Zapier Push
Это официальное расширение для Chrome, с помощью которого можно создавать новые запы прямо из браузера. С помощью расширения можно, например, запустить отправку предварительно настроенного сообщения в Slack или Gmail.
Также оно открывает доступ к часто используемым Zap. Доступ к ним можно настроить по нажатию одной кнопки, чтобы значительно ускорить рабочий процесс. Таким образом можно сэкономить время и упростить выполнение рутинной работы.
Zapier Code
Этот функционал позволяет выполнять собственные скрипты на JavaScript или Python в рамках рабочего процесса в Zapier. Это позволит справляться с более сложными задачами, которые не получится решить, применяя стандартные средства интеграции.
За счет популярности этих языков программирования, найти разработчика для написания нужного скрипта будет не сложно. При этом в код можно вставлять переменные, полученные из других синхронизированных приложений. Это могут быть темы писем, информация о покупателях из CRM, задачи из Trello и т.д.
Стоимость использования Zapier
На сайте Zapier представлено несколько тарифных планов. При этом есть и бесплатная версия сервиса, которая позволяет решать наиболее простые задачи.
Free. В бесплатном тарифе доступны базовые функции — одноступенчатые запросы и выполнение 100 запросов в месяц. При этом количество связей не ограничено.
Starter (от $19.99 в месяц). Здесь уже можно выполнять сложные запы в несколько итераций. То есть, например, взять контактные данные из CRM, сформировать из них инвойс, выслать его на почту и отправить уведомление в Viber. Пользователю доступно до 750 задач в течение месяца.
Professional (от $49 в месяц). Тут можно использовать неограниченное количество премиальных приложений, в отличие от более дешевых планов. Также, в случае если какой-либо зап отдает ошибку при исполнении, система будет повторять задачу до победного конца. Кроме того, в этом тарифе можно задавать условия выполнения для того или иного Zap.
Team (от $69/мес.). Сюда можно подключить безлимитное количество пользователей. Также важно отметить, что такая цена использования будет при выполнении 2000 задач ежемесячно. Если Ваша команда нуждается в большем количестве — придется доплатить.
Company (от $99/мес.). В тарифе для компаний добавлена роль администратора, который может делегировать права командам и отдельным пользователям. Также здесь добавлена дополнительная защита передаваемых данных.
