Багато людей не до кінця розкривають потенціал Excel або зовсім не використовують його, вважаючи надто складним або незручним. Їхня думка різко змінилося, якби вони дізналися про різні фішки, що дозволяють прискорити і спростити робочий процес в цій програмі. З їх допомогою маркетологи або представники іншої професії, яка передбачає використання з Excel, зможуть створювати, заповнювати і коригувати таблиці в два рази швидше і візуально привабливіше. Нижче ми перерахуємо 10 основних фішок, які дозволять домогтися максимальної продуктивності і заощадити час при роботі з Excel, задіявши всі приховані можливості програми.
1. Автоматичне перетворення інформації.
Подібна фішка доступна лише в найсвіжішої версії Excel (2013), проте деякі люди, дізнавшись про неї, тут же оновлюють програму. Автоматичне перетворення інформації неймовірно корисно. Воно дозволяє скоротити велику кількість часу під час роботи. Для прикладу її використання розглянемо випадок, коли необхідно перетворити повні ПІБ (Сергєєв Сергій Сергійович) в скорочені (Сергєєв С. С.). Для цього потрібно по черзі ввести початковий текст в стовпець. На другому або третьому імені програма спробує допомогти вам і запропонує виконання наступних перетворень автоматично. Щоб підтвердити дію досить буде лише одного натискання клавіші « Enter ».
2. Копіювання зі збереженням початкового формату.
Виконати цю операцію можна за допомогою хрестика чорного кольору в правому нижньому кутку комірки. Важливим доповненням вважається вибір опції « Копіювати тільки значення ». Якщо цього не зробити, то візуальний формат таблиці при подальшій вставці буде порушений.
3. Перенесення вмісту з таблиці на карту.
В Excel 2013 існує функція, яка дозволяє миттєво перенести на інтерактивну карту геоінформацію (філії по містах і т.п.). Ця операція лише на перший погляд виглядає складною. Насправді щоб її виконати досить переходу в Office Store (онлайн-магазин додатків) на вкладці « Insert » і встановити програму BingMaps.
4. Трансформація стовпців в рядковий формат і назад.
Для початку виділіть необхідні дані, потім скопіюйте їх комбінацією клавіш Ctrl + C. Далі направте курсор миші на потрібну комірку, натисніть праву кнопку миші і виберіть транспортувальний спосіб вставки. Якщо ви використовуєте стару версію програми Excel, то зробити це можна за допомогою комбінації клавіш Ctrl + Alt + V і використання, згаданого вище методу перенесення даних.
5. Миттєвий перехід до певного аркушу.
Натисніть правою кнопкою миші на панель в самому низу програми перейдіть до перегляду всіх листів. Далі ви зможете вибрати певний із загального списку.
6. Створення списку в осередку.
Для цього виділіть необхідну осередок, потім перейдіть в розділ « Дані » і виберіть пункт « Перевірка даних ». Серед запропонованих категорій нас цікавить « список ». Останній штрих – вказівка самих елементів, які згодом будуть відображатися при натисканні.
Вони являють собою намальовані діаграми з корисними даними, які можна створити прямо в осередках таблиці Excel. Для їх реалізації необхідно вибрати « Гістограму » або « Графік » в розділі « Міні-діаграми » на вкладці « Вставка ». У вікні вам потрібно буде внести необхідні дані, і програма автоматично відобразить динаміку змін. Додатково можна змінити колір, формат діаграми та інші параметри.
8. Швидка вставка даних в уже заповнену діаграму.
Щоб додати їх потрібно виділити необхідну інформацію і скопіювати її комбінацією клавіш Ctrl + C. Потім достатньо лише наведення курсору на саму діаграму і вставки поєднанням Ctrl + V.
9. Створення більш складної структури таблиці.
Використовувати додаткові можливості таблиці в Excelможно за допомогою виділення необхідного діапазону з інформацією і подальшого натискання на пункт « Форматувати як таблицю » в розділі « Головна ». Звичайний список тут же стане більш модифікованим. За допомогою цієї функції можна в автоматичному форматі розподілити дані по всім новим рядків або стовпців, залишити їх нерухомими під час прокрутки, підключити сортувальні фільтри і так далі.
10. Відновлення не збережених даних.
Найцікавішу і ефективну функцію в Excel ми залишили на десерт. Вона вважається неймовірно корисною, так як нерідко трапляються ситуації, коли випадково закривши файл, з яким провозився велику кількість часу і доводиться заповнювати всю інформацію заново. Цього не довелося робити, якби ви знали про функції, яка відновлює не збережені дані. Якщо використовуєте Excel 2010, тоді потрібно перейти в розділ « Файл » і натиснути на « Останні ». Далі ми клацаємо на « Відновити незбережені книги » (Розташовується в правому нижньому кутку). В Excel 2013 переходимо в розділ « Файл », потім в « Відомості » і вибираємо « Управління версіями ». Після цього потрібно натиснути « Відновити не збережені книги » і відкриється спеціально передбачений архів з даними.
