Resumen de KeyCRM

KeyCRM es una solución universal desarrollada por especialistas ucranianos que ayuda a facilitar considerablemente todos los procesos de trabajo de las empresas. El sistema permite simplificar y automatizar la interacción con los clientes, aumentar las ventas y mejorar la eficiencia general de la empresa.

KeyCRM se ha desarrollado específicamente para permitir a los propietarios de negocios recopilar pedidos de diferentes fuentes (sitios web, mercados, redes sociales, páginas de aterrizaje, etc.) en una única ventana, lo que ahorra mucho tiempo y esfuerzo a los gerentes.

El sistema está alojado en la nube, lo que elimina la necesidad de adquirir y mantener su propio equipo (servidor) o contratar programadores. El acceso al CRM se realiza a través de una interfaz web, y la configuración de módulos e integraciones adicionales solo lleva unos minutos. Hablaremos de otras ventajas del servicio más adelante en nuestra reseña de KeyCRM.

Ventajas de KeyCRM

1. Multifuncionalidad. A través de una «ventanilla única», el propietario del negocio tiene la posibilidad de recopilar y procesar pedidos, comunicarse a través de diferentes canales (mensajería instantánea, redes sociales, telefonía IP), supervisar a los gerentes, realizar un seguimiento de los ingresos y gastos, y recopilar análisis detallados.
2. Interfaz intuitiva. Incluso si no tiene experiencia con otros CRM, se familiarizará rápidamente con él gracias a su navegación intuitiva y la disposición lógica de los elementos. Esto elimina la necesidad de formar a los empleados durante mucho tiempo o de contratar a costosos especialistas técnicos para realizar ajustes individuales.
3. Soporte técnico de calidad. Si tiene alguna pregunta después de revisar la documentación en el sitio web de la plataforma, nuestro equipo de especialistas técnicos está siempre listo para brindarle asistencia inmediata. Esto garantiza que pueda resolver eficazmente cualquier problema relacionado con la configuración y el uso del servicio en el menor tiempo posible.
4. Ahorro en servicios de programación. Todas las configuraciones se pueden realizar de forma independiente, y las actualizaciones y la incorporación de nuevas funciones se producen con una regularidad envidiable. Esto permite ahorrar entre 3000 y 10 000 dólares, que suelen ser necesarios para la configuración inicial de un nuevo CRM, por no hablar de los gastos regulares de reajuste y resolución de conflictos entre módulos.
5. Funcionamiento estable de las integraciones incorporadas. Al trabajar con el sistema CRM KeyCRM, se garantiza el funcionamiento ininterrumpido de todos los módulos y la ausencia de conflictos con otros servicios integrados en el sistema. No tendrá que preocuparse de que alguna función deje de funcionar repentinamente debido a incompatibilidades o fallos, algo que suele ocurrir con otras plataformas.
6. Disponibilidad de una aplicación móvil. Permite comunicarse con el público a través de Facebook Messenger, Instagram, Viber, Telegram, el chat integrado del tablón de anuncios OLX y los mercados populares (Rozetka y Prom), recibir correos electrónicos e incluso responder en el chat en línea del sitio web, todo ello desde una única ventana. Toda la comunicación con los clientes se realiza dentro de la aplicación, donde también se pueden enviar archivos (tanto documentos como fotos, videos y mensajes de voz).
7. Análisis integrado. Aquí podrá analizar periódicamente las estadísticas de ventas, el rendimiento de los empleados y recibir informes sobre las ganancias y pérdidas de la tienda.

¿Tiene KeyCRM alguna desventaja?

• No es posible realizar eliminaciones masivas. Si necesita eliminar varios clientes o empresas asociadas de la lista, tendrá que hacerlo uno por uno, lo que le llevará mucho tiempo y esfuerzo.
• Dificultad de aprendizaje para principiantes. Para aquellos que se enfrentan por primera vez a un sistema CRM, aprender todos los detalles puede resultar una tarea complicada. Aunque KeyCRM proporciona materiales de formación en formato de texto y vídeo, no todo el mundo tiene tiempo suficiente para estudiarlos en profundidad.
• No se pueden modificar los campos predeterminados. Aunque se pueden añadir campos propios a la base de datos de clientes y proveedores, no es posible editar los campos disponibles «de serie». Esto supondrá claramente un inconveniente si necesita adaptar individualmente el funcionamiento del CRM a las características específicas de su proyecto. Tendrá que utilizar los nombres de campo estándar, incluso si no se ajustan completamente a sus expectativas.
• No se prevé la búsqueda de duplicados. Si una misma persona ha sido añadida dos veces a la base de datos (por ejemplo, debido a un error del administrador), la duplicación solo se puede detectar manualmente. No está prevista la automatización de este proceso, lo que puede causar dificultades al interactuar con la base de datos.

Descripción general de las funciones del sistema CRM KeyCRM

La funcionalidad de KeyCRM incluye una amplia gama de posibilidades que le ayudarán a mejorar la comunicación con los clientes, optimizar las ventas y coordinar el trabajo del equipo. La aplicación combina herramientas para gestionar clientes potenciales, tareas y proyectos, así como un potente sistema de análisis.

Interfaz

Una vez completado el proceso de registro y recibido la contraseña y el nombre de usuario para iniciar sesión en el correo electrónico indicado, podrá acceder al sitio web. Lo primero que verá es una ventana en la que se añadirán los nuevos pedidos. La interfaz está diseñada para garantizar la máxima comodidad y eficacia.

En la esquina superior izquierda se encuentra el panel de menú, que proporciona acceso rápido a todas las secciones clave. Un poco más abajo encontrará la configuración de su perfil de usuario, información sobre el estado de su cuenta, así como enlaces a la configuración y la sección de ayuda.

En la parte superior de la pantalla hay una barra de búsqueda que permite encontrar rápidamente la información deseada en la sección actual. Gracias a su diseño conciso e intuitivo, incluso los principiantes podrán orientarse fácilmente y utilizar de manera eficaz todas las funciones principales.

Widget de chat en línea

Otra función útil es el widget integrado de chat en línea, que permite trasladar la comunicación con los visitantes de su recurso directamente a la interfaz del CRM. Todo esto está disponible en el menú «Comunicaciones», en la pestaña «Chats, SMS, correo electrónico».

Para empezar a utilizar el widget, es necesario crear un nuevo canal de «chat en línea», personalizar su diseño y, a continuación, instalarlo en su recurso (para ello, deberá insertar el código generado en la plantilla de la página). Gracias a la compatibilidad con los mensajeros instantáneos más populares (Telegram, Viber, etc.), los compradores podrán elegir el método de comunicación que les resulte más cómodo, y todo el historial de la conversación se sincronizará con el CRM.

Además, los visitantes del sitio web verán el horario de disponibilidad de los operadores, que se configura en los ajustes del widget. El chat también permite enviar imágenes, vídeos y archivos, lo que facilita considerablemente la comunicación.

Exportación de la base de datos

Puede descargar la información en los populares formatos CSV y XLSX para transferir fácilmente los contactos a otras plataformas. Esto resulta especialmente útil si tiene previsto enviar correos electrónicos o mensajes SMS, o si desea analizar personalmente la información acumulada sobre ventas y compradores.

El proceso de exportación es sencillo y rápido. Solo tiene que seleccionar la etapa deseada del embudo de ventas, indicar el formato de archivo deseado e iniciar la exportación. En unos segundos, obtendrá un archivo listo con todo lo necesario. De esta manera, puede descargar los nombres de los compradores, las direcciones de correo electrónico, los números de teléfono y otra información importante que le ayudará a mantener una comunicación eficaz y a construir relaciones a largo plazo con su público.

Facturación

Para utilizar la facturación, es necesario conectar uno de los servicios de pago compatibles (Monobank, LiqPay, Fondy o WayForPay).

La configuración no es complicada y, por lo general, solo lleva unos minutos. Debe rellenar un formulario, indicar el tipo de pago deseado, el sitio web, el idioma y el método de envío de notificaciones a los compradores. A continuación, aparecerá el botón para generar la factura en los menús «Embudos» y «Pedidos».

Puede enviar la factura con solo un par de clics. Puede enviar al comprador un enlace para el pago por correo electrónico, mensajería instantánea o SMS. Para ello, basta con copiar el enlace generado y enviárselo al cliente de la forma que le resulte más cómoda.

Procesamiento automático de pedidos

Mediante el uso de disparadores que se activan cuando se cumplen determinadas condiciones, el servicio puede, por ejemplo, cambiar el estado de un pedido, pasar al cliente a la siguiente etapa del embudo de ventas o marcar una solicitud como pagada.

Además, los disparadores se utilizan para asignar responsables o ejecutores (por ejemplo, empresas de mensajería), crear tareas o etiquetas, así como añadir nuevos gastos a un pedido determinado. Esta funcionalidad se puede adaptar fácilmente a las características específicas de cada negocio, ya que los disparadores existentes se pueden editar o eliminar con solo unos clics.

Contabilidad de almacén

En la interfaz de KeyCRM se puede conectar un número ilimitado de almacenes y dar acceso a ellos a los empleados de diferentes departamentos en función de sus funciones y responsabilidades. De este modo, se lleva un control de los saldos de mercancías y de su movimiento, incluyendo la reserva, la amortización y el registro contable.

El CRM sincroniza la información entre el almacén y la tienda, lo que permite disponer siempre de datos actualizados sobre la disponibilidad de los productos y reaccionar a tiempo ante cualquier cambio.

Para identificar los productos se utilizan artículos. Para dar de baja una posición del almacén, es necesario crear un producto en la tienda con el artículo correspondiente. Sin embargo, en todos los pedidos que provienen de tiendas vinculadas al CRM, mercados y otras fuentes, las existencias se darán de baja automáticamente del almacén.

Distribución de funciones y control del trabajo de los gerentes

Desafortunadamente, no son infrecuentes los casos en los que una empresa sufre pérdidas materiales porque un empleado deshonesto roba la base de datos de clientes y crea su propio negocio competidor. Gracias a las amplias posibilidades de configuración de KeyCRM, podrá proporcionar a cada empleado acceso solo a la información que necesita para realizar sus tareas, sin darle más de la cuenta.

Además, el programa registra un historial detallado de cada usuario, en el que se registran todas las acciones realizadas al trabajar con el sistema. De este modo, es posible controlar todo el proceso de trabajo y garantizar la seguridad de la información valiosa.

Al mismo tiempo, las estadísticas sobre los gerentes proporcionan información detallada sobre las ventas de cada empleado, incluyendo el volumen de negocios total, el número de ventas adicionales, el importe medio de los pedidos, el porcentaje de solicitudes canceladas, etc.

Informes integrados

La sección integrada con estadísticas permite evaluar completamente la rentabilidad de la empresa, teniendo en cuenta todos los gastos. Gracias a ello, siempre tendrá a mano información actualizada sobre los beneficios netos de la empresa.

El informe de pérdidas y ganancias se genera a partir de la información sobre ventas, gastos y otros indicadores financieros. Se puede configurar por separado la periodicidad de generación del informe (diaria, semanal, mensual) y recibirlo en el formato que le resulte más conveniente (por ejemplo, por correo electrónico o en su cuenta personal).

La presencia de informes integrados elimina la necesidad de dedicar tiempo a recopilar y procesar manualmente la información financiera de diversas fuentes. Puede obtener rápidamente una visión completa de la situación financiera en cualquier momento y, de hecho, con solo dos clics.

Posibilidades de KeyCRM para integrarse con otros servicios

Para obtener una visión más completa de las posibilidades que ofrece KeyCRM, también conviene mencionar las amplias posibilidades de integración de esta plataforma con servicios y aplicaciones externos. Entre ellos se encuentran no solo los servicios de entrega populares en Ucrania, sino también los internacionales, los mercados y los sistemas de telefonía IP.

Mercados

La integración con los mercados más populares (Amazon, Etsy, eBay, Rozetka, Prom.ua y ALLO) ayuda a automatizar las ventas en las plataformas comerciales y permite recopilar todas las solicitudes de diferentes cuentas en una sola ventana. Una vez conectado el mercado, la información de los dos meses anteriores se importa inmediatamente desde la fuente y se actualiza cada 15 minutos.

En el panel de control, podrá distribuir las solicitudes entre los gerentes, asignar tareas para su procesamiento con indicación de los plazos de ejecución, realizar un seguimiento del estado y ver el historial de acciones. Podrá descargar la lista de productos directamente desde el mercado o desde Google Sheets.

Mensajeros

Gracias a la conexión con Telegram, Viber y Facebook Messenger, todas las comunicaciones con los clientes se realizan dentro de un único panel de control. La conexión de los mensajeros instantáneos solo lleva 15 minutos y no requiere la ayuda de un programador. Aquí no solo se puede mantener correspondencia en los chats, sino también recopilar solicitudes, procesar los pedidos entrantes directamente desde el diálogo y crear un nuevo pedido dentro del CRM con un solo clic.

Además, cuenta con funciones útiles como un contador de mensajes perdidos, la división de todos los diálogos en «cerrados» y «abiertos», la asignación de un empleado responsable de una conversación concreta y la división de perfiles en función del estado actual del pedido.

Servicios postales

La integración con los servicios postales (entre ellos, «Nova Poshta», «Ukrposhta», «FedEx», «DHL» y «Meest Express») permite optimizar el proceso de envío de paquetes y evitar errores al rellenar los documentos.

Aquí encontrará formularios y plantillas optimizados para envíos, funciones de autocompletado de campos, generación de albaranes de transporte (TTN) y envío de números de seguimiento a mercados y en mensajes SMS. Todo esto se encuentra directamente en la interfaz, por lo que no será necesario que vaya al sitio web del servicio de mensajería para actualizar tal o cual información.

En esta misma ventana, el administrador puede realizar un seguimiento del envío mediante el número de seguimiento y comprobar el estado activo de cada paquete. También podrá crear e imprimir fácilmente albaranes, facturas y otros documentos, incluidos los relativos a envíos de exportación.

Servicios de telefonía IP

KeyCRM se puede sincronizar con la mayoría de los servicios populares de telefonía IP, lo que permite gestionar las llamadas directamente desde la interfaz. Actualmente hay disponibles alrededor de 10 servicios, entre los que se incluyen Binotel, Ringostat y UniTalk.

Gracias a esta integración, podrá llamar directamente desde KeyCRM, recibir llamadas entrantes y crear fichas de pedido durante la conversación. Sin embargo, es importante señalar que solo podrán utilizar la telefonía aquellos empleados cuyos números estén especificados en la configuración de la telefonía.

Cuando se recibe una llamada entrante, el sistema detecta automáticamente si el cliente está en la base de datos y recupera su ficha. La interfaz intuitiva permite crear un pedido directamente en la ventana de la llamada y enviarlo para su procesamiento según el embudo configurado.

Se guarda todo el historial de comunicaciones con los clientes. Se registra la fecha y la hora de la llamada, y también se graba la conversación en la base de datos. Esto garantiza que no se pierda nada y, en caso de que surja algún conflicto, siempre podrá consultar la información guardada para resolver el problema.

Costo de uso de KeyCRM

El sistema ofrece a cada nuevo usuario un periodo de prueba gratuito de 30 días. Durante este tiempo, podrá probar todas las funciones y evaluar en qué medida el programa optimiza sus procesos de trabajo y le ayuda a resolver sus tareas.

Después de eso, el precio por el uso es fijo y asciende a 19 $ al mes. El costo indicado se deduce del saldo según el principio de pago posterior. Aunque la tarifa básica es fija, tiene limitaciones en cuanto al volumen de datos procesados: 200 pedidos, 2000 solicitudes y 20 000 mensajes de chat al mes. Si su tienda supera estos límites, deberá pagar 9 $ adicionales por cada paquete de servicios adicional.

Además, la cuota de suscripción no depende del número de empleados conectados. Puede añadir al sistema tantos usuarios como sea necesario para que su equipo trabaje de forma eficaz, sin costes adicionales.

Si compara el precio de KeyCRM con otras sistemas populares del mercado, verá que se trata de una oferta muy competitiva. Muchas soluciones alternativas ofrecen una funcionalidad limitada en su tarifa básica y exigen pagos adicionales considerables por la instalación de módulos adicionales y la conexión de funciones. KeyCRM, por su parte, funciona según el principio «todo incluido».