Reseña del servicio de automatización Zapier

La automatización de las tareas rutinarias es hoy en día una necesidad para llevar un negocio con éxito. De esta manera, se puede ahorrar cientos de valiosas horas de trabajo de los empleados, por las que hay que pagar.

El servicio Zapier es una potente herramienta que permite eliminar las barreras entre diferentes aplicaciones web, CMS y sistemas CRM, y crear conexiones entre ellos sin necesidad de programar.

Conocer este servicio supondrá un auténtico avance para cualquier especialista en marketing digital o ventas, ya que le permitirá aumentar la productividad y minimizar los procesos laboriosos.

A continuación, analizaremos qué es Zapier, cuáles son sus principales ventajas y qué posibilidades ofrece esta herramienta para optimizar la realización de las tareas cotidianas.

¿Qué es Zapier?

Zapier es un servicio en línea diseñado para automatizar la interacción entre diferentes aplicaciones web y plataformas en la nube. Ayuda a realizar de forma automatizada tareas que normalmente se hacen a mano.

Puede tratarse del envío de correos electrónicos, la creación de una nueva tarea en Slack o en cualquier sistema CRM popular, la introducción de información en una base de datos, una hoja de cálculo y mucho más.

El servicio es compatible con Gmail, Dropbox, Trello, Salesforce, WordPress y miles de otras aplicaciones y plataformas. Además, se puede configurar una cadena de interacciones para que, cuando se reciba un nuevo correo electrónico en Gmail, Zapier guarde los archivos adjuntos en Dropbox y luego envíe una notificación al respecto a Slack o Telegram.

¿Cómo funciona la automatización con Zapier?

Cualquier interacción en Zapier se configura mediante los denominados «zaps». Un zap es un proceso de trabajo automatizado que comienza con un disparador y termina con una acción (una tarea que hay que realizar).

Un disparador es un evento que, al producirse, inicia un proceso de interacción. Por ejemplo, se ha publicado una nueva entrada en un grupo de Facebook o en un canal de Telegram que sigues. Zapier es compatible con miles de aplicaciones diferentes, y cada una de ellas puede tener su propio conjunto de disparadores.

Después de seleccionar el disparador, hay que elegir la acción que se debe realizar. Durante el proceso de selección, se pueden configurar los parámetros necesarios del proceso. Por ejemplo, al enviar un correo electrónico, se puede seleccionar el destinatario, el asunto del mensaje, su texto, etc. Una vez realizada la configuración, se puede probar el funcionamiento del disparador para asegurarse de que funciona correctamente.

En Zapier se pueden seleccionar varios tipos de acciones, dependiendo del escenario requerido:

1. Acción de las aplicaciones. Se trata de la activación de una función determinada prevista en la aplicación conectada: creación de una nueva tarea en Trello, añadir un contacto a la lista de correo a través de MailChimp, etc.
2. Path. Se trata de varias opciones de acción, cuya elección dependerá de determinadas condiciones. Por ejemplo, al responder a un correo electrónico, el servicio analizará quién es el remitente del mensaje entrante. Si procede de un determinado suscriptor, se le enviará una opción de respuesta, y si procede de todos los demás, se le enviará otra.
3. Filtro. Permite configurar restricciones para que las acciones solo se ejecuten en determinadas condiciones. Por ejemplo, la acción solo se ejecutará si recibe un mensaje con un texto específico.
4. Formateo. En esta opción de interacción, Zapier puede procesar la información recibida y presentarla en otro formato o parcialmente. Por ejemplo, del mensaje entrante, el sistema puede extraer solo el nombre del cliente o convertir la fecha al formato deseado.
5. Ejecución diferida. Añade un retraso entre diferentes acciones. Por ejemplo, necesita enviar a un empleado un recordatorio sobre una tarea determinada una hora después de su creación.

Ventajas del servicio Zapier

• Automatización de procesos de trabajo. La plataforma permite configurar la ejecución automática de tareas repetitivas: creación de tarjetas en Trello al recibir un correo electrónico, envío de notificaciones en Slack sobre nuevos clientes potenciales en CRM, actualización de tablas en Google Sheets, etc.
• Gran cantidad de integraciones. Hay más de 5000 aplicaciones disponibles, desde servicios populares como Gmail, Google Calendar, Slack, Trello y Salesforce hasta herramientas especializadas. Podrás conectar prácticamente cualquier programa que utilices. Por ejemplo, configurar la descarga automática de nuevas solicitudes de Google Forms en CRM o sincronizar tareas entre Asana y Todoist.
• Ahorro de tiempo y aumento de la productividad. Al automatizar las tareas rutinarias con Zapier, ayudas a los empleados a centrarse en las cosas realmente importantes que requieren participación humana y un enfoque creativo. ¡Los empleados pueden ahorrar hasta 10 horas a la semana gracias a la automatización!
• Fácil de configurar y utilizar. No es necesario saber programar para crear escenarios de automatización (Zaps). El editor visual intuitivo permite a cualquier empleado configurar los procesos necesarios: seleccionar aplicaciones, establecer condiciones y acciones. Todo es sencillo e intuitivo.
• Escalabilidad. Con la ayuda de la plataforma, podrá ampliar fácilmente la automatización a medida que crezca su negocio. Con las tarifas comerciales, permite crear un número ilimitado de «zapos» y ejecutarlos sin restricciones especiales. Además, el propietario del negocio puede conectar al servicio un número ilimitado de empleados, diferenciando sus derechos de acceso a diferentes escenarios de trabajo de la aplicación web.
• Estabilidad y fiabilidad de la automatización. Zapier funciona como un reloj y no comete errores. Por lo tanto, el uso de esta herramienta es incluso más fiable que si se le asignara la misma tarea a un empleado real. Los procesos configurados se ejecutarán exactamente según las reglas establecidas, excluyendo la influencia del factor humano. No tendrá que preocuparse de que alguien se olvide de enviar un correo electrónico a un cliente o de introducir los datos de una transacción en el CRM.

¿Tiene Zapier alguna desventaja?

• No es compatible con muchos servicios locales. Desafortunadamente, el sistema no se integra directamente con algunas aplicaciones populares en Ucrania, entre las que se encuentran «Nova Poshta», «PrivatBank», Prom.ua y Rozetka. Para conectarlas, será necesario utilizar Webhooks o conectores de terceros, lo que complica la configuración. Aunque es posible, para su implementación se necesitará la ayuda de programadores.
• Restricciones estrictas en la tarifa gratuita. Podrás ejecutar un máximo de 100 activadores al mes, el conjunto de aplicaciones conectables será limitado y no podrás utilizar Zaps y filtros de varios pasos. Este conjunto es adecuado para pruebas, pero para un funcionamiento completo tendrás que pagar una suscripción. Los precios comienzan en 19,99 dólares al mes.
• Complejidad de la implementación de escenarios no estándar. Si desea configurar la automatización para tareas específicas o integrar API no estándar, es posible que se requieran conocimientos técnicos y tiempo para realizar pruebas. A veces, es imprescindible contar con la ayuda de un programador.
• Posibles retrasos en el procesamiento de datos. Dado que Zapier transfiere datos entre diferentes aplicaciones, a veces se producen pequeños retrasos de varios minutos. Por lo general, esto no es crítico, pero en algunos procesos puede ser importante.
• La herramienta no puede editar archivos. La plataforma no está diseñada para modificar el contenido de los archivos, sino que simplemente transfiere datos entre aplicaciones. Si necesita realizar cambios en los documentos durante el proceso de automatización, deberá utilizar otras herramientas.

Resumen de las posibilidades de integración en Zapier

Para utilizar la herramienta de la manera más eficaz posible, es importante comprender las capacidades del servicio y sus funciones clave. A continuación, haremos un breve repaso del servicio Zapier, donde analizaremos las principales integraciones que se pueden realizar con la plataforma.

Sistemas CRM

Al utilizar el servicio, es posible automatizar las tareas rutinarias del gerente: actualizar la base de datos de clientes, añadir información sobre nuevas ventas o contactos, mover una transacción por las diferentes etapas del embudo de ventas. Además, la automatización de los procesos reduce la probabilidad de que se produzcan errores que pueden surgir al añadir información manualmente.

Puede utilizar Zapier para automatizar los siguientes escenarios:

• Cuando el administrador agrega un cliente al CRM, el sistema lo agrega automáticamente a la lista de correo electrónico.
• Cuando se cierra una venta en el CRM, se puede crear automáticamente la factura correspondiente en Google Docs.
• Puede configurar la integración con Google Analytics para transferir datos sobre compras y así poder analizar posteriormente las fuentes de tráfico, etc.

Hojas de cálculo

Puede actualizar datos en Google Sheets y otras hojas de cálculo de diversas fuentes en tiempo real. Por ejemplo, si su departamento de ventas ha configurado anuncios en Typeform o Google Forms, los datos de allí pueden transferirse automáticamente a Google Sheets.

También se pueden añadir nuevos contactos desde Salesforce o Hubspot. La aplicación puede dividir el nombre, el teléfono y el correo electrónico del usuario en diferentes columnas.

También es bastante relevante el problema de obtener nuevos clientes potenciales en Facebook e Instagram al configurar la publicidad dirigida. Para obtener datos sobre ellos, es necesario acceder a la cuenta publicitaria, lo que no resulta muy cómodo. Con Zapier, puedes recibir información sobre nuevas solicitudes directamente en Google Sheets.

Servicios para envíos postales

Zapier puede añadir automáticamente nuevos contactos desde CRM, formularios de retroalimentación o grupos en redes sociales a listas de correo de Mailchimp, SendinBlue o cualquier otro servicio. Esto libera al gerente de una carga de trabajo adicional y le permite dedicar más tiempo a tareas más importantes.

También es posible añadir a estas listas a usuarios de Shopify o WooCommerce que hayan realizado un pedido en el sitio web o nuevos seguidores de la página de Facebook o Twitter. Esta integración aumentará el alcance y la participación del público objetivo.

Almacenamiento en la nube

Al sincronizar aplicaciones web y otros servicios con Google Drive, Dropbox, OneDrive y otros servicios de almacenamiento en la nube, puede cargar archivos y guardar copias de seguridad de forma automática.

Por ejemplo, se pueden guardar en la nube todos los archivos adjuntos de los mensajes entrantes de Gmail o Outlook. La plataforma también puede transferir al almacenamiento en la nube nuevos documentos y facturas de Salesforce y Hubspot, o descargar allí fotos y vídeos de las redes sociales.

Redes sociales

Si planeas utilizar la plataforma para trabajar con redes sociales, las posibilidades de Zapier son prácticamente ilimitadas. Permite automatizar gran parte del trabajo de un especialista en SMM en Facebook, Twitter, Instagram y LinkedIn.

Por ejemplo, puede publicar automáticamente contenido de canales RSS, rastrear menciones de la marca en redes sociales y responder a ellas, añadir información sobre nuevos suscriptores y contactos al CRM o a la base de datos. Además, de esta manera puede rastrear la actividad de las páginas de la competencia y recibir notificaciones sobre cambios en el menor tiempo posible.

Si tienes un blog en WordPress, puedes volver a publicar automáticamente los nuevos artículos en tu página. De esta manera, el artículo generará tráfico social desde el primer día de su publicación, lo que tendrá un efecto positivo en su posicionamiento en los resultados orgánicos.

¿De qué otras maneras se puede utilizar la herramienta Zapier?

La funcionalidad de la herramienta Zapier no se limita únicamente a la integración de aplicaciones y servicios populares. Con su ayuda, los especialistas en mercadotecnia y los empresarios obtienen enormes oportunidades para optimizar los procesos empresariales.

Uso del horario

La plataforma puede ejecutar Zap según un calendario preestablecido, lo que resulta muy útil para tareas que deben realizarse en un momento concreto o con una periodicidad determinada.

La acción puede iniciarse cada día o cada semana, una vez al mes o en días específicos. Los escenarios pueden ser muy diversos, desde crear un informe y enviarlo por correo electrónico hasta hacer una copia de seguridad de la base de datos. La aplicación también puede programar publicaciones en Twitter o Instagram a una hora determinada.

Análisis sintáctico del correo electrónico

El analizador sintáctico es una herramienta independiente disponible dentro del servicio que procesa los mensajes entrantes y extrae de ellos los datos necesarios según una plantilla predeterminada. A continuación, la información obtenida se puede reenviar a otras aplicaciones.

Para conectar el analizador, es necesario registrarse en parsier.zapier.com y crear allí un correo electrónico virtual al que se enviarán todos los mensajes para su análisis.

Con esta función, por ejemplo, puede extraer los datos de contacto de los clientes de un correo electrónico y enviarlos directamente al sistema CRM. También puede supervisar las respuestas a los correos electrónicos enviados por los usuarios que han recibido el mensaje.

Traducción del texto

Gracias a la integración con servicios de traducción automática (Google Translate, Deepl), Zapier puede traducir textos a diferentes idiomas. Utilizando uno u otro Zap, puede configurar la traducción automática de datos de una fuente determinada al idioma deseado y publicarlos en una red social o en una hoja de cálculo.

Esta función puede ser utilizada por un servicio de asistencia técnica que opera en varios países. De este modo, el operador recibirá inmediatamente un mensaje en un idioma que le resulte familiar, lo que le ahorrará tiempo al no tener que utilizar un traductor en línea.

Además, al publicar nuevos contenidos en un sitio web multilingüe, se puede automatizar el proceso de traducción de los nuevos contenidos. Por otra parte, la traducción facilitará la comunicación entre los miembros del equipo si este está formado por personas de diferentes países.

PayPal

Al conectar Paypal u otra pasarela de pago popular, puede crear facturas automáticamente tan pronto como se cierre la venta en el CRM. Además, después de realizar el pago, los datos de Paypal pueden enviarse directamente al programa de contabilidad.

Además, el sistema puede enviar notificaciones sobre cada nueva transacción a Slack, Telegram, por correo electrónico o a través de otros canales de comunicación. Si el usuario decide realizar una devolución del pago, este proceso también se puede realizar de forma automática. Sin embargo, es mejor tener cuidado con esta opción.

Github

Con la ayuda de Zap, puedes rastrear repositorios seleccionados en Github en busca de nuevos comentarios, actualizaciones de un script u otros eventos, y recibir notificaciones sobre ellos a través del canal de comunicación seleccionado.

Zapier también permite automatizar la asignación de nuevas tareas, cambiar su estado y conectar GitHub con otras herramientas populares para desarrolladores (Jira, Trello, Asana, etc.).

Bases de datos

Zapier es compatible con prácticamente cualquier base de datos (MySQL, PostgreSQL, MongoDB, etc.), lo que le permite configurar la actualización automática de la base de datos cada vez que se produce un evento específico.

Además, gracias a la plataforma, la base de datos podrá interactuar con otras herramientas, como sistemas de análisis, aplicaciones para la gestión de proyectos, redes sociales, etc.

Zapier Push

Se trata de una extensión oficial para Chrome con la que se pueden crear nuevas tareas directamente desde el navegador. Con esta extensión se puede, por ejemplo, enviar un mensaje preconfigurado a Slack o Gmail.

También da acceso a los Zap más utilizados. El acceso a ellos se puede configurar con solo pulsar un botón, lo que agiliza considerablemente el proceso de trabajo. De este modo, se ahorra tiempo y se simplifica la realización de tareas rutinarias.

Código Zapier

Esta funcionalidad permite ejecutar scripts propios en JavaScript o Python dentro del flujo de trabajo de Zapier. Esto permitirá realizar tareas más complejas que no se pueden resolver utilizando los medios de integración estándar.

Gracias a la popularidad de estos lenguajes de programación, no será difícil encontrar un desarrollador que escriba el script necesario. Además, se pueden insertar en el código variables obtenidas de otras aplicaciones sincronizadas. Pueden ser temas de correos electrónicos, información sobre compradores del CRM, tareas de Trello, etc.

Costo de usar Zapier

El sitio web de Zapier ofrece varios planes de tarifas. También hay una versión gratuita del servicio que permite realizar las tareas más sencillas.

1. Gratis. La tarifa gratuita incluye funciones básicas: solicitudes de un solo paso y 100 solicitudes al mes. El número de conexiones es ilimitado.
2. Starter (desde 19,99 $ al mes). Aquí ya se pueden realizar tareas complejas en varias iteraciones. Es decir, por ejemplo, tomar los datos de contacto del CRM, generar una factura a partir de ellos, enviarla por correo electrónico y enviar una notificación a Viber. El usuario tiene a su disposición hasta 750 tareas al mes.
3. Professional (desde 49 dólares al mes). Aquí se puede utilizar un número ilimitado de aplicaciones premium, a diferencia de los planes más económicos. Además, si alguna aplicación da un error durante la ejecución, el sistema repetirá la tarea hasta que se complete con éxito. Además, en esta tarifa se pueden establecer condiciones de ejecución para una u otra aplicación.
4. Team (desde 69 $ al mes). Aquí se puede conectar un número ilimitado de usuarios. También es importante señalar que este precio se aplica al realizar 2000 tareas al mes. Si su equipo necesita más, tendrá que pagar un suplemento.
5. Company (desde 99 $/mes). En la tarifa para empresas se ha añadido la función de administrador, que puede delegar derechos a equipos y usuarios individuales. También se ha añadido una protección adicional para los datos transmitidos.