Los documentos de cierre para la contabilidad del anunciante siempre son un tema relevante. En este sentido, cada uno de los servicios de publicidad contextual, incluido Google Ads, tiene sus propias características. Hemos analizado todos los detalles relacionados con la obtención de la documentación contable de AdWords y estamos listos para explicar a quién se proporciona y en qué consiste.
¿Para qué sirven los documentos de cierre en Google Ads?
Los documentos de cierre de Google Ads confirman la finalización satisfactoria de la transacción realizada con el anunciante.
Ellos registran el hecho:
¿Cuántas llamadas y ventas obtendré al solicitar su publicidad contextual?
¡Información! Para que el sistema genere los documentos contables, la cuenta debe tener un estatus específico que identifique al cliente como empresario o persona jurídica. Una vez obtenido, toda la documentación se emite automáticamente de acuerdo con la configuración del sistema.
Tipos de documentos de cierre de Google para personas jurídicas
En las cuentas empresariales se generan los siguientes informes:
Factura. Externamente, el formulario es similar al formulario para clientes a los que se les concede un límite de crédito. Se emite en formato digital una vez al mes. Como fecha se indica el último día del periodo contable.
Acta de entrega y recepción de servicios. Visualmente, el formulario es similar al que se utiliza para los clientes a los que se les concede un límite de crédito.
Facturas por anticipos. La copia digital aparece automáticamente como resultado del abono de cualquier transferencia anticipada. Su importe se muestra con el IVA incluido. Estas facturas se pueden distinguir por su número, cuyo primer carácter es la letra «A».
Cuenta preliminar. Se crea a petición del anunciante que desea recargar la cuenta mediante un pago bancario. Para crear una cuenta preliminar, abra la sección «Historial de solicitudes» y, a continuación, utilice el botón «Realizar pago».
Acta de conciliación de cuentas. Este documento de cierre de Google incluye datos sobre las cuentas entre las partes durante un periodo determinado, cuya duración no excede de un año. El periodo de cálculo comienza siempre el 1 de enero.
Condiciones de uso. Se trata de una lista de condiciones de trabajo en AdWords que usted aceptó al registrar su cuenta. El formulario electrónico se proporciona previa solicitud dos días después de crear la cuenta. Debe seleccionar el bloque «Resumen de datos de pago» en el submenú «Herramientas y configuración». En el perfil de pago encontrará el enlace para la descarga.
¿Qué documentos proporciona Google a las personas físicas?
Aspectos que deben tener en cuenta aquellas personas que tengan la condición de «persona física» y deseen obtener documentos de cierre de Google:
El sistema genera automáticamente un único formulario para estos anunciantes: el recibo de caja. Después de cada transacción de pago, se envía por correo electrónico al propietario de la cuenta personal.
El estatus fiscal solo se puede establecer en el momento del registro. Posteriormente, no se puede modificar. Por lo tanto, una persona física no podrá solicitar la documentación necesaria para las autoridades fiscales.
Para cambiar el estado, registre una cuenta adicional en el sistema. En el siguiente periodo contable, tendrá la posibilidad de descargar toda la documentación.
¿Cómo puedo averiguar mi estatus fiscal?
Puede verificar el estado en la página «Configuración», a la que puede acceder desde la sección «Pagos». Para abrir esta sección, utilice el menú «Herramientas y configuración» en su cuenta personal:
En el bloque «Perfil de pago» de la página de configuración se encuentra la información sobre el tipo de cuenta:
¿Dónde se pueden descargar los informes de conciliación en la cuenta de Google Ads?
Las copias digitales se generan automáticamente. La factura por los servicios prestados, los informes de conciliación de Google Ads y los informes de entrega y aceptación de servicios para el período de referencia se pueden descargar el tercer día del mes siguiente. El enlace de descarga estará activo durante 5 días.
Para obtener otros documentos, se deben seguir las siguientes reglas:
¿Cuántas llamadas y ventas obtendré al solicitar su publicidad contextual?
Factura por el anticipo. Se generará y estará disponible para su descarga en un plazo máximo de 48 horas desde el momento en que se haya abonado la transferencia del anticipo.
Factura preliminar. Aparece inmediatamente después de la solicitud del anunciante.
Condiciones de uso. La copia electrónica estará disponible para su descarga sin restricciones de tiempo 48 horas después de crear la cuenta.
Para abrir los documentos contables, vaya al punto del menú «Documentos», tras lo cual aparecerá la lista correspondiente:
En esta sección, usted tiene acceso a:
Descargar cualquier cantidad de archivos;
Filtrar formularios por número, fecha de creación y importe.
Clasificación de la documentación;
Creación de filtros para su posterior uso en el trabajo.
¿Cómo obtener copias impresas de los documentos de cierre de Google AdWords?
Las copias en papel se envían al anunciante previa solicitud, que solo se envía después de que la versión electrónica aparezca en la cuenta.
La factura por los servicios prestados y el acta de entrega y recepción de los servicios solo se pueden solicitar en formato impreso una vez transcurridos 20 días desde la finalización del periodo contable.
Para obtener otros documentos, se deben seguir las siguientes reglas:
Factura por anticipo. La solicitud de factura puede enviarse transcurridos diez días hábiles desde la aparición de la información sobre la transferencia en el gabinete.
Factura preliminar. No se proporciona automáticamente en formato impreso. Disponible después de que el dinero se haya acreditado en la cuenta.
Acta de conciliación de cuentas. Se imprime en papel una vez al inicio de cada año.
Condiciones de uso. El formulario en papel se proporciona previa solicitud, 48 horas después de la creación de la cuenta.
Tiene la posibilidad de solicitar cualquier documento de cierre de Google AdWords en formato impreso. En la sección «Pagos», seleccione «Resumen» después de haber seleccionado «Herramientas y configuración»:
Utilice las opciones «Transacciones» o «Documentos». Indique la fecha de inicio y finalización del intervalo temporal para generar una copia en papel. Haga clic en la flecha situada junto al archivo seleccionado. A continuación, haga clic en «Solicitar reenvío del documento»:
La solicitud creada de esta manera se procesa en un plazo máximo de 48 horas, tras las cuales los documentos se envían por correo postal a la dirección indicada en la configuración de la cuenta.
¡Consejo! El sistema no envía ninguna notificación al anunciante sobre el éxito de la solicitud de envío de copias impresas, por lo que no se deben duplicar las solicitudes.
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