Muchas personas no aprovechan al máximo el potencial de Excel o ni siquiera lo utilizan, ya que lo consideran demasiado complicado o incómodo. Su opinión cambiaría radicalmente si conocieran los diferentes trucos que permiten acelerar y simplificar el proceso de trabajo en este programa. Con su ayuda, los especialistas en mercadotecnia o los representantes de otras profesiones que requieren el uso de Excel podrán crear, completar y corregir tablas dos veces más rápido y de forma más atractiva visualmente. A continuación, enumeramos 10 trucos básicos que le permitirán alcanzar la máxima productividad y ahorrar tiempo al trabajar con Excel, aprovechando todas las posibilidades ocultas del programa.
1. Conversión automática de información.
Esta función solo está disponible en la última versión de Excel (2013), pero algunas personas, al enterarse de su existencia, actualizan inmediatamente el programa. La conversión automática de información es increíblemente útil. Permite ahorrar mucho tiempo durante el trabajo. Como ejemplo de su uso, consideremos el caso en el que es necesario convertir el nombre completo (Sergeev Sergey Sergeevich) en el nombre abreviado (Sergeev S. S.). Para ello, es necesario introducir el texto inicial en la columna. En el segundo o tercer nombre, el programa intentará ayudarle y le sugerirá que realice las conversiones siguientes automáticamente. Para confirmar la acción, basta con pulsar una vez la tecla «Intro».
2. Copiar conservando el formato original.
Esta operación se puede realizar utilizando la cruz negra situada en la esquina inferior derecha de la celda. Es importante seleccionar la opción «Copiar solo valores». Si no se hace así, el formato visual de la tabla se verá alterado al pegarla posteriormente.
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3. Transferencia del contenido de la tabla a la tarjeta.
Excel 2013 cuenta con una función que permite transferir instantáneamente información geográfica (sucursales por ciudades, etc.) a un mapa interactivo. Esta operación solo parece complicada a primera vista. En realidad, para realizarla basta con ir a Office Store (tienda en línea de complementos) en la pestaña «Insertar» e instalar la aplicación BingMaps.
4. Transformación de columnas a formato de línea y viceversa.
Para empezar, seleccione los datos necesarios y cópielos con la combinación de teclas Ctrl+C. A continuación, coloque el cursor del ratón en la celda deseada, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione la opción de pegado. Si utiliza una versión antigua de Excel, puede hacerlo con la combinación de teclas Ctrl+Alt+V y utilizando el método de transferencia de datos mencionado anteriormente.
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Haga clic con el botón derecho del ratón en la barra situada en la parte inferior del programa y vaya a la vista de todas las hojas. A continuación, podrá seleccionar una determinada hoja de la lista general.
6. Creación de una lista desplegable en una celda.
Para ello, seleccione la celda necesaria, luego vaya a la sección «Datos» y seleccione la opción «Verificar datos». Entre las categorías propuestas, nos interesa «lista». El último paso es indicar los elementos que se mostrarán al hacer clic.
Son diagramas dibujados con datos útiles que se pueden crear directamente en las celdas de una tabla de Excel. Para crearlos, seleccione «Histograma» o «Gráfico» en la sección «Líneas de chispas» de la pestaña «Insertar». En la ventana que aparecerá, deberá introducir los datos necesarios y el programa mostrará automáticamente la dinámica de los cambios. Además, puede cambiar el color, el formato del gráfico y otros parámetros.
8. Inserción rápida de datos en un diagrama ya completado.
Para añadirlos, hay que seleccionar la información necesaria y copiarla con la combinación de teclas Ctrl+C. A continuación, basta con colocar el cursor sobre el diagrama e insertar con la combinación Ctrl+V.
9. Creación de una estructura de tabla más compleja.
Es posible utilizar las funciones adicionales de la tabla en Excel seleccionando el rango necesario con la información y haciendo clic en «Formatear como tabla» en la sección «Inicio». La lista normal se modificará inmediatamente. Con esta función, puede distribuir automáticamente los datos en todas las nuevas filas o columnas, mantenerlos fijos al desplazarse, conectar filtros de clasificación, etcétera.
10. Recuperación de datos no guardados.
Hemos dejado la función más interesante y eficaz de Excel para el final. Se considera increíblemente útil, ya que a menudo se dan situaciones en las que se cierra accidentalmente un archivo en el que se ha invertido mucho tiempo y hay que volver a rellenar toda la información. Esto no sería necesario si conocieras la función que recupera los datos no guardados. Si utilizas Excel 2010, ve a la sección «Archivo» y haz clic en «Recientes». A continuación, haz clic en «Recuperar libros no guardados» (situado en la esquina inferior derecha). En Excel 2013, vaya a la sección «Archivo», luego a «Información» y seleccione «Control de versiones». A continuación, haga clic en «Recuperar libros no guardados» y se abrirá un archivo especial con los datos.
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