Многие люди не до конца раскрывают потенциал Excel или вовсе не используют его, считая чересчур сложным или неудобным. Их мнение резко изменилось, если бы они узнали о различных фишках, позволяющих ускорить и упростить рабочий процесс в этой программе. С их помощью маркетологи или представители другой профессии, которая предполагает использование с Excel, смогут создавать, заполнять и корректировать таблицы в два раза быстрей и визуально привлекательней. Ниже мы перечислим 10 основных фишек, которые позволят добиться максимальной продуктивности и сэкономить время при работе с Excel, задействовав все скрытые возможности программы.
1.Автоматическое преобразование информации.
Подобная фишка доступна лишь в самой свежей версии Excel (2013), однако некоторые люди, узнав о ней, тут же обновляют программу. Автоматическое преобразование информации невероятно полезно. Оно позволяет сократить большое количество времени во время работы. Для примера ее использования рассмотрим случай, когда необходимо преобразовать полные ФИО (Сергеев Сергей Сергеевич) в сокращенные (Сергеев С. С.). Для этого нужно поочередно ввести начальный текст в столбец. На втором или третьем имени программа попытается помочь вам и предложит выполнение последующих преобразований автоматически. Чтобы подтвердить действие достаточно будет лишь одного нажатия клавиши «Enter».
2.Копирование с сохранением первоначального формата.
Выполнить эту операцию можно с помощью крестика черного цвета в правом нижнем углу ячейки. Важным дополнением считается выбор опции «Копировать только значения». Если этого не сделать, то визуальный формат таблицы при последующей вставке будет нарушен.
3.Перенос содержимого из таблицы на карту.
В Excel 2013 существует функция, которая позволяет мгновенно перенести на интерактивную карту геоинформацию (филиалы по городам и т.п.). Эта операция лишь на первый взгляд выглядит сложной. На самом деле чтобы ее выполнить достаточно перехода в Office Store (онлайн-магазин дополнений) на вкладке«Insert» и установки приложения BingMaps.
4.Трансформация столбцов в строчный формат и обратно.
Для начала выделите необходимые данные, затем скопируйте их комбинацией клавиш Ctrl+C. Далее направьте курсор мыши на нужную ячейку, нажмите правую кнопку мыши и выберите транспортировочный способ вставки. Если вы используете старую версию программы Excel, то сделать это можно с помощью комбинации клавиш Ctrl+Alt+Vи использования, упомянутого выше метода переноса данных.
5.Мгновенный переход к определенному листу.
Нажмите правой кнопкой мыши на панель в самом низу программы перейдите к просмотру всех листов. Далее вы сможете выбрать определенный из общего списка.
6.Создание выпадающего списка в ячейке.
Для этого выделите необходимую ячейку, затем перейдите в раздел «Данные» и выберите пункт «Проверка данных». Среди предложенных категорий нас интересует «список». Последний штрих – указание самих элементов, которые впоследствии будут отображаться при нажатии.
Они представляют собой нарисованные диаграммы с полезными данными, которые можно создать прямо в ячейках таблицы Excel. Для их реализации необходимо выбрать «Гистограмму» или «График» в разделе «Спарклайны» на вкладке «Вставка». В появившемся окне вам нужно будет внести необходимые данные, и программа автоматически отобразит динамику изменений. Дополнительно можно изменить цвет, формат диаграммы и другие параметры.
8.Быстрая вставка данных в уже заполненную диаграмму.
Чтобы добавить их нужно выделить необходимую информацию и скопировать ее комбинацией клавиш Ctrl+C. Затем достаточно лишь наведения курсора на саму диаграмму и вставки сочетанием Ctrl+V.
9.Создание более сложной структуры таблицы.
Использовать дополнительные возможности таблицы в Excelможно с помощью выделения необходимого диапазона с информацией и дальнейшего нажатия на пункт «Форматировать как таблицу» в разделе «Главная». Обычный список тут же станет более модифицированным. С помощью этой функции можно в автоматическом формате распределить данные по всем новым строкам или столбцам, оставить их неподвижными во время прокрутки, подключить сортировочные фильтры и так далее.
10.Восстановление не сохраненных данных.
Самую интересную и эффективную функцию в Excel мы оставили на десерт. Она считается невероятно полезной, так как нередко случаются ситуации, когда случайно закрываешь файл, с которым провозился большое количество времени и приходится заполнять всю информацию заново. Этого не пришлось делать, если бы вы знали о функции, которая восстанавливает не сохраненные данные. Если используете Excel 2010, тогда нужно перейти в раздел «Файл» и нажать на «Последние». Далее мы щелкаем на «Восстановить несохраненные книги» (располагается в правом нижнем углу). В Excel 2013 переходим в раздел «Файл», затем в «Сведения» и выбираем «Управление версиями». После этого нужно нажать «Восстановить не сохраненные книги» и откроется специально предусмотренный архив с данными.
